29e forum du secrétariat, aucune machine ne peut rivaliser avec une assistante !

Alors que les organisations débattent sur le digital, le tout numérique, l’ultra-connexion des équipes… Tandis que les scientifiques tentent de robotiser un maximum de processus, les assistantes et assistants sont tellement réactifs et proactifs qu’aucune machine ne peut les remplacer. Mieux, face aux changements des modes de fonctionnement des équipes, les entreprises réclament à cor et à cri un retour vers une maîtrise des compétences fondamentales dans les métiers de l’assistanat. Mission impossible ? Certainement pas !

« Vous êtes les piliers de vos entreprises »

S’il est un métier où l’obligation de s’adapter est réelle, c’est bien celui de l’assistanat ! « Beaucoup d’entreprises se cherchent, se transforment… et vous, vous avancez. Membre d’une mouvance historique, vous êtes obligé(e)s d’avoir un ‘coup d’avance’ sur votre entourage, vous êtes obligé(e)s d’évoluer, de vous adapter. Irremplaçable, vous êtes la racine, le pilier, le fondamental et le garant du bon fonctionnement de votre service ou de votre entreprise ». Introduit par Isabelle Added-Durand, directrice du groupe RH&M, le ton du 29e Forum du secrétariat est donné « vous êtes les piliers de vos entreprises » et « la maîtrise des fondamentaux est votre force ».

Peper, TiKi et vous…

« Depuis le début du 21e siècle, les robots et les machines capables d’effectuer des étapes précises se multiplient dans les entreprises » précise Olivia Chevalier, Auteurs de Vues, docteur en philosophie, enseignante en classes préparatoires aux grandes écoles à IPESUP et en philosophie des sciences à l’Université Catholique de Paris.

« Depuis peu, Peper et TIKi, deux robots humanoïdes accueillent les visiteurs dans certaines entreprises ou lors d’événements. Vont-ils, peu à peu, remplacer les assistantes et les hôtesses d’accueil ?

« Rassurez-vous ! », poursuit Olivia Chevalier, « vos missions et votre réactivité constante face aux demandes les plus diverses vont bien au-delà des algorithmes que Peper et TiKi peuvent gérer. Car, pour ce qui est de l’agilité, de la création et des relations interpersonnelles, aucune machine ne peut rivaliser avec vous. Au sein d’une organisation, l’assistante est la personne sur laquelle tout le monde s’appuie. Les tâches mécaniques ont été laissées aux machines, mais par contraste, vos réelles compétences ressortent ».

Face aux machines, quelles compétences développer ?

Invitée à évoquer les compétences attendues par les entreprises, Shirley Maffre directrice du Cabinet de recrutement Progressis revient sur les attentes des dirigeants d’hier, pour mieux mettre en exergue les compétences exigées à ce jour.

« En 2000, le descriptif type d’une offre d’emploi dans l’assistanat zoomait sur la formation, l’expérience, la connaissance de Word et Excel, et la maîtrise des savoir-faire de l’assistanat classique.

Trois ou quatre ans plus tard, les entreprises sont devenues plus exigeantes. En cause, les changements réguliers et importants dans tous les environnements de travail.

Aujourd’hui, le changement et l’esprit d’adaptation sont la norme. Même si une compétence semble peu utile aujourd’hui, l’entreprise anticipe pour pouvoir faire face très vite. Être réactive. C’est le cas pour la maîtrise de l’anglais. Parfois, la compétence ne sera pas immédiatement mobilisée au poste occupé, mais l’entreprise anticipe ».

Pour compléter ce tableau, Élisabeth Durand-Mirtain, consultante et formatrice rappelle les quatre compétences de bases exigées par les recruteurs :

  • savoir répondre aux demandes urgentes selon l’objectif ;
  • maîtriser les logiciels de bureautique et particulièrement PowerPoint (et éviter « les bidouillages ») ;
  • posséder les compétences techniques attendues au poste à occuper (gestion, juridique…) ;
  • et savoir s’exprimer dans une ou plusieurs langues (dont le français, avec la maîtrise de l’orthographe et de la syntaxe !).

Suivent de très précieux conseils pour savoir mobiliser ses compétences et les enrichir, mais aussi travailler son savoir-être… rappelés par Élisabeth Durand-Mirtain.

  • Construire une relation ajustée à son manager et à son équipe
  • Écouter, exprimer, oser dire
  • Montrer sa motivation
  • S’adapter et être autonome

En d’autres termes, savoir mobiliser ses compétences tout en étant « agile ».

En effet, ajoute Shirley Maffre, « de plus en plus de managers évoquent l’agilité des candidats qu’ils souhaitent rencontrer ».

« Pour être ‘agile’, il faut être capable d’apprendre et désapprendre aussi vite ! Il faut savoir rompre avec les habitudes (l’information valable tout de suite peut être obsolète tout à l’heure), savoir s’adapter (il a changé d’avis ? Je réagis sans surréagir). Dans un processus de travail, l’agilité consiste à s’apercevoir très vite qu’on est dans l’erreur, et savoir se corriger (lâcher prise). C’est aussi devenir adepte du ‘test and learn’ (le processus fonctionne ? Je l’adopte. Sinon, j’abandonne) ».

Et l’Ho’oponopono dans tout ça ?!

Présentée par Nathalie Bodin Lamboy, coach certifiée, auteur et conférencière en développement personnel, la technique peut se résumer en quelques mots (désolé, pardon, merci, je t’aime), mais prend plus de temps à expliquer.

Face à une difficulté de la vie, professionnelle ou personnelle, vous pouvez au choix vous présenter en ‘victime’, soit vous réconcilier avec vous-même pour voir surgir des solutions… Car, quoi qu’il advienne, même si quelque part vous êtes impliqué(e) dans les ondes négatives qui polluent vos pensées à un instant « T », les tourner en boucle ne permet pas d’avancer. En pratiquant l’Ho’oponopono, vous reprenez le contrôle de la situation et vous pouvez agir (ou décider de ne rien faire).

À l’heure où les changements sont constants… et dans un métier où il faut savoir faire face à toutes les situations avec brio, gageons que l’Ho’oponopono peut devenir une compétence personnelle utile pour garder le cap et rester le pilier de votre service.

Mais une chose est sûre, même si Pepper et TiKi évoluent encore… face à une difficulté, jamais ils ne pourront être acteurs à 100% de ‘leur vie’, pour le meilleur ou pour le pire. Les assistantes et assistants, oui !

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Photo : au cours de cette merveilleuse journée, remercions les acteurs de l’agence de théâtre en entreprise Decommedia et toutes les assistantes présentes au 29e Forum. Actrices improvisées lors d’une animation très attractive et instructive, les assistantes ont su, comme toujours, montrer qu’elles savent s’adapter à toutes les demandes !

Vous souhaitez recevoir le programme du 30e Forum lorsqu’il sera publié ? Contactez Isabelle Added-Durand – Groupe RH&M

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