3 astuces pour extraire des caractères sous Excel

Sous Excel toute version, comment extraire des caractères dans une chaîne sans perdre de temps ? Découvrez trois astuces méconnues.

#1- Extraire des caractères de manière intuitive…

Extraire des caracteres remplissage instantanéDans l’exemple ci-dessous, des valeurs Nombre et Texte sont saisies dans la même colonne. Certes, l’outil Convertir peut extraire des caractères (texte on nombre) et les répartir dans plusieurs colonnes. Mais Excel sait corriger le problème de manière intuitive.

Pas à pas : dans une colonne adjacente à celle à analyser, saisir le modèle à suivre (ici 250,50). Dès la saisie du deuxième modèle Excel (ici 110,2) devance vos attentes. Les suggestions sont grisées. Appuyez sur la touche [Entrée] du clavier pour valider.

Excel résiste ? Passez à l’astuce #2 : utiliser l’option Remplissage instantané.

Bon à savoir : votre liste contient des prénoms composés, avec ou sans trait d’union (ex. : Jean-Baptiste, Pierre Edouard…). Dans les cellules concernées, montrez le modèle à Excel dans une ou deux cellules concernées. Il corrige intuitivement la liste en conséquence. Un « cas particulier » ? Une question ? Contactez redaction@activassistante.com

#2 – Utiliser l’option Remplissage instantané

Après saisie d’un ou deux « modèles », Excel ne comprend pas le schéma attendu (ici, les nombres sans la mention km).

Pas à pas : sélectionnez les deux premières valeurs, cliquez sur la poigné de recopie et glissez la souris vers le bas. La série s’incrémente, mais Excel propose des valeurs fantaisistes. Cliquez dans l’angle inférieur droit de la sélection sur l’icône contextuelle. Cochez l’option Remplissage instantané. Les valeurs attendues s’affichent.Extraire des caracteres OPTION remplissage instantané

#3 – Combiner les fonctions RECHERCHE, GAUCHE et LIGNE

Dans cet exemple, on demande à Excel d’extraire des nombres dans une chaîne de caractères qui mélange des nombres, du texte et des espaces.

En premier lieu, testez le Remplissage instantané (il fonctionne sous Excel 2019 et avec certaines versions d’Excel associées à Office 365).

Excel renvoie le message d’erreur « désolé… » ? Combinez les fonctions RECHERCHE, GAUCHE et LIGNE pour créer la formule =RECHERCHE(9^9;- -GAUCHE(texte;LIGNE(référence)))

Dans notre exemple, la formule devient =RECHERCHE(9^9;–GAUCHE(A2;LIGNE($A$1:$A$28)))

Extraire avec RECHERCHE GAUCHE LIGNE

>>>Décryptage de la valeur cherchée 9^9

9^9 invite Excel à chercher des nombres dont on ignore la longue dans une chaîne de caractères. Par défaut on lui indique le nombre le plus grand possible (ici 9 puissance 9 renvoie le nombre 387 420 489, soit une chaîne de 15 caractères). Comme la recherche de ce nombre échoue, Excel renvoie le nombre qu’il rencontre dans la cellule. Voici pour =RECHERCHE(9^9

Note : dans certains exemples, 9^9 est remplacé par 123 456 789, ce qui revient au même (et sous réserve que les nombres à rechercher soient inférieur à cette valeur). L’essentiel consiste donc à proposer un nombre très grand donc introuvable dans la colonne à analyser. Ce peut être n’importe quel grand nombre, donc pourquoi pas 9^9 ?

>>>Décryptage de la fonction GAUCHE précédée du double signe – –

Grâce à la syntaxe 9^9 associée à la fonction RECHERCHE, Excel obtient une chaîne de caractères de 1 à 15. La seconde étape consiste à convertir cette chaîne en nombre. Le signe – – ajouté devant la fonction GAUCHE multiplie chacune des valeurs par 1 pour afficher la valeur attendue.

Note : l’oubli d’un signe – (moins) devant GAUCHE affiche des valeurs négatives (comme, moins + moins = plus, les deux signes – – accolés affichent les valeurs en nombres positifs.

>>>Décryptage de la fonction LIGNE

Dans notre exemple, la fonction GAUCHE peut analyser l’argument « Texte » (la chaîne de caractères source), mais l’argument « no_car » ne peut être renseigné car le nombre varie d’une ligne à l’autre. LIGNE indique tout simplement à Excel la plage de cellules concernée. Cette dernière peut, au choix : être nommée, ou figée à l’aide du signe $.

 

Merci à Gaby de Strasbourg pour sa question postée sur Facebook @ActivAssistante