5 clés pour organiser et réussir un séminaire aux caraïbes françaises

Envie de soleil et de dépaysement tout en profitant de la qualité du service à la française ? Cap sur les Antilles françaises pour votre prochain séminaire !

Prendre en compte le décalage horaire

Le décalage horaire entre la métropole et les Antilles françaises est de six heures l’été et de cinq heures l’hiver. Lorsqu’il est midi à Fort-de-France ou à Pointe-à-Pitre, il est déjà 17 h ou 18 h à Paris. « Si vous organisez des téléconférences avec des intervenants d’Europe, programmez vos sessions de travail le matin.

En revanche, vous serez sur un fuseau horaire proche de l’Amérique du Nord ou de l’Amérique latine, ce qui ouvre des possibilités que vous n’auriez pas en métropole », note Carole Adam, directrice ventes et marketing pour la chaîne hôtelière Des Hôtels et des Îles.

Garder à l’esprit qu’on est en France…

La Martinique et les îles de Guadeloupe sont des départements français. Vous y trouvez donc la même qualité de service qu’en métropole et l’ensemble de vos interlocuteurs parlent le français. « Pensez également à prendre votre carte vitale », pointe Olivier De La Houssaye, directeur de l’agence Carib Congrès. Les Antilles françaises sont soumises aux mêmes normes sanitaires que la métropole et la prise en charge de santé est identique. Recommandez ainsi à l’ensemble des participants d’emporter également leur attestation de mutuelle (ce qui leur évitera d’avancer certains frais). De même, ceux-ci pourront sans aucun souci utiliser leur téléphone portable sur place : depuis le 1er mai 2016, aucun surcoût n’est appliqué pour un appel en France métropolitaine à partir des DOM-TOM. Pratique pour garder le contact !

S’adapter à la chaleur

Toute l’année, la température oscille en moyenne entre 26 et 30 degrés en Guadeloupe et en Martinique. En conséquence, tous les prestataires vous proposent bien entendu des salles climatisées pour vos réunions et séminaires. « Vérifiez cependant que les salles disposent bien de rideaux pour vous assurer que les participants et les intervenants ne seront pas éblouis par l’extérieur », conseille Carole Adam. Par ailleurs, pour les pauses, favorisez des temps de repos à l’extérieur mais à l’abri du soleil.

Profiter de l’environnement exceptionnel

Où, en France, sinon aux Antilles françaises, pouvez-vous proposer un barbecue langouste sur la plage pour clore une journée de travail ? Renseignez-vous auprès des différents prestataires pour prendre toute la mesure de l’étendue des activités qui s’offrent à vous. « Forêt tropicale, parc accrobranches, aqua-rando, volcan, activités semi-culturelles comme le musée du cacao, le musée de la banane ou les distilleries : les îles de Guadeloupe sont un magnifique terrain de jeu pour les séminaires et incentives. Pour les activités, favorisez le côté vert. En effet, les participants iront certainement à la plage avant de commencer les sessions de travail ou après », recommande Carole Adam. Côté mer, au départ de la Guadeloupe, organisez une excursion sur les mythiques îles des Saintes pour profiter de leurs paysages à couper le souffle. Depuis la Martinique, préférez une excursion aux îles Grenadines et leurs eaux turquoise.

Prolonger le plaisir

Offrez la possibilité aux participants de votre séminaire de poursuivre leur séjour en prenant un ou deux jours de congés à l’issue de l’événement, ou proposez-leur un billet de retour à la fin du week-end. Ces quelques jours supplémentaires leur permettront de découvrir autrement l’île sur un temps de loisirs. Pour optimiser ces heures de bonus, choisissez un hôtel avec une conciergerie pour organiser les excursions. Ils profiteront ainsi au maximum de leurs journées « off » sans avoir à se préoccuper de la logistique.

©Comité martiniquais du tourisme