Afficher et nettoyer les conversations sous Outlook 2010

En entreprise, le nombre de mails reçus par boîte de réception varie entre 50 et 150 mails par jour et donne lieu à des conversations entre deux ou plusieurs personnes. Découvrez comment afficher et nettoyer ces messages d’échange dans votre boîte de réception ou vos dossiers grâce à aux options Afficher en tant que conversation et Nettoyer d’Outlook 2010.

 1. Découvrir l’outil Conservations d’Outlook

nettoyer_im1_numExclusivité du Pack Office 2010, l’outil Conversations disponible sous Outlook permet de classer les messages par échanges (message initial suivi de tous les messages qui lui sont attachés).

Avantages : la recherche de tous les échanges liés à un sujet est simplifiée et le nettoyage de la boîte de réception et/ou des dossiers est optimisé. En effet, lors du nettoyage Outlook 2010 observe le contenu de chaque message d’une conversation. Si un message précédent dans une conversation est entièrement contenu dans l’une des réponses, ce message est supprimé.

Limites : une certaine rigueur de travail s’impose entre les différents interlocuteurs.  L’objet du mail ne doit pas être modifié manuellement pour changer de sujet ; tout nouveau sujet doit être traité dans un nouveau mail (qui lui-même donnera lieu à d’autres échanges).

Pas à pas : pointez la barre de menu de votre boîte de réception (1). Cliquez sur Afficher en tant que conversations (2). Développez la conversation de votre choix pour voir les échanges (3).

2. Nettoyer les conversations

nettoyer_im2_numAu cours de cette étape, les messages attachés à une conversation vont être supprimés. Seul le dernier message contenant l’historique général restera dans votre boîte de réception, et les messages dont le contenu a été modifié (ex. : pour corriger une coquille, un chiffre, etc.).

Pas à pas : pour supprimer tous les messages redondants d’une même conversation, affichez la conversation (1) dans la boîte de réception ou un dossier. Dans l’onglet Accueil du ruban, repérez le groupe de commandes Supprimer puis cliquez sur l’option Nettoyer (2). Dans le menu déroulant cliquez sur Nettoyer la conversation (3). Dans la boîte de dialogue Nettoyer la conversation, cliquez sur le bouton Nettoyer (4). Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton OK de la nouvelle invite. Outlook déplace automatiquement les messages redondants dans le dossier Éléments supprimés.