Assistante digitale : un nouveau métier ?

Tandis qu’une nouvelle profession semble s’ajouter à la longue liste des métiers de l’assistanat, dans une PME ou une TPE quel est le quotidien d’une assistante digitale ? S’agit-il d’une nouvelle profession ou d’une adaptation aux méthodes de travail en lien avec les NTCI ? Découvrez, avec Laure, comment son travail a évolué au fil des jours…

..mais attention, si le titre du poste fait rêver, on est loin d’un effet de mode. En effet, la polyvalence qu’il implique rime, c’est incontestable, avec multi-compétences ! Avec un brin d’humour et quelques pointes d’humeur, découvrez le monde d’une assistante digitale !

Secrétaire polyvalente ascendant assistante digitale, Laure change de métier toutes les dix minutes

« Chaque jour, je me connecte à internet, je saisis, je clique, toujours et encore plus. Un fournisseur ou un client informatise ses processus de travail ? Je deviens son assistante digitale par procuration. Mon directeur me confie une nouvelle mission ? Elle est digitale car nous travaillons en mode collaboratif à l’aide de tous les outils digitaux classiques.

Depuis trois ans, l’ensemble de mon travail est passé du statut « off line » au statut « on line ». Aujourd’hui tout ce fait en ligne, y compris ce que je n’avais pas à faire hier ! »

Toutes les dix minutes, Laure change de métier pour gérer :

  • l’administration des ventes (devis, contrats et commandes, expéditions en France et à l’international avec déclarations en douane, factures, encaissements, relances et gestion de la TVA (quatre taux),
  • les relations avec tous les fournisseurs (de bout en bout, et sur différentes plateformes web),
  • les relations commerciales (mises en avant des produits sur les réseaux sociaux, missions d’attachée de presse…),
  • la gestion administrative de l’entreprise… (réunions, déplacements, enregistrement des pièces comptables, etc.).

En plus de ses missions, Laure renseigne son responsable ou ses collègues toutes les fois où ils la sollicitent sur des sujets transverses : formation, congés spéciaux… Dernière question à laquelle Laure a été confrontée : « Quel taux faudra-t-il choisir pour la prochaine retenue à la source des revenus pour janvier 2019 » Pas de problème, Laure sait maintenant ce qu’elle doit répondre à ses collègues.

Le constat de Laure* : « sans surprise, ma fiche de poste reste la même. Il est loin le temps où je réalisais les missions pour lesquelles j’ai été engagée. Mais une chose est certaine, officiellement je ne suis pas assistante digitale 😉 ».

assistante digitale l envers du décor activ assistanteQuand la polyvalence devient de l’hyper-activité digitale

« Depuis trois ou quatre ans, je suis devenue Opératrice Outlook. Chaque jour, les mails et les demandes tombent à flot. Le téléphone dort. Hier, j’avais un combiné téléphonique collé à l’oreille ? Aujourd’hui, j’ai une arobase gravée sur le front ! Je suis devenue « outlookeuse »

  • « Bonjour je voudrais passer une commande »
  • « Bonsoir, je voudrais un enregistrement »
  • « Bonjour, quand vais-je être livré, j’ai déjà posé cette question hier et on ne m’a pas répondu » (« on » c’est moi, forcément).

C’est épuisant.

Parfois, et quand je reçois des mails à peine polis sans bonjour ni merci (« Je n’ai pas reçu ma commande, qu’attendez-vous !!! », « Ma commande est partie ??? »), comme j’aimerais pouvoir répondre avec un brin d’humour : « Eh ouiii, votre commande est partieeee », « Votre commande n’est pas arrivée ? Étonnant ! » ou, « Votre commande fait le pont« .

Mais preuves digitales à l’appui, je réponds que le colis est « suivi », qu’il suffit de saisir son numéro en bas à droite (ou en haut à gauche, bref dans la case « qui va bien »). Hier, j’évoquais les livreurs. Aujourd’hui, j’explique le fonctionnement des plateformes digitales de mes fournisseurs à mes clients » !

Le coup d’colère de Laure : « avec certains de mes contacts professionnels, si je ne réponds pas sous 48 heures, je reçois un rappel par mail » !

« Madame, le digital est fait pour vous simplifier la vie ». Ah bon ?

« Certes les méthodes de travail ont changé, tout est plus « rapide ». Mais au final, qui gagne du temps ? Surtout mes interlocuteurs assez malins pour m’avoir délégué leur travail (ou plutôt celui de leurs équipes).

Il y a quelques temps, ma banque m’a dit : « on n’envoie plus les virements par fax, les traites et les chèques par courrier, tout se fait en ligne. Vous allez voir c’est facile. Il suffit d’enregistrer les RiB ou IBAN sur la plateforme, et hop ! ».

Plusieurs bugs informatiques plus tard, ou coupure d’internet (j’ai le choix, ou plutôt, je n’ai pas le choix)… j’ai pris l’outil en main. Et là, je passe sous silence toutes les fois où j’ouvre une plateforme familière (le rêve) pour découvrir (avec stupeur) qu’elle a évolué ! »

S’il n’y avait que la banque, je pourrais comprendre, mais…

  • Un jour Colissimo m’a dit : « maintenant, vous devez remplir les bordereaux en ligne ». Frequenceo a suivi… et zou, deux plateformes en plus.
  • Peu de temps après, mon distributeur nous a donné accès à trois logiciels différents pour gérer les produits, les stocks et les retraits… ». Un seul aurait suffi, mais ils ont réfléchi en trois temps… donc, trois plateformes.
  • A son tour, ma comptable (celle du Cabinet d’expertise qui suit notre dossier) m’a précisé  : « la Douane a mis en place une interface pour gérer les déclarations en ligne. Maintenant, vous pouvez télé déclarer vos données ». Merveilleux. J’ai appris au passage ce qu’est un TARIC… Confidence pour confidence, j’ai longtemps cherché 🙁 ce numéro. Même avec l’aide d’Internet et par le biais des informations croisées (parfois contradictoires) on peut vivre de vrais moments de solitude.
  • Pour finir…

Stop ! J’arrête. De toute façon, tout est digitalisé et le problème se multiplie à l’infini.

Le clin d’œil de Laure : « comme l’intuitif a des limites, j’ai suivi des formations en ligne pour m’adapter. Youpi !!! Je suis une vidéo ? Un mail bipe (mais le téléphone ne sonne toujours pas), je réponds (car c’est urgent), je réactive la démo de la plateforme… Zut, mon compte s’est déconnecté, je dois ressaisir mon mot de passe. Le quotidien d’une assistante digitale, c’est ça aussi ».

Le bon côté des choses, car il y en a un… je m’éclate !

« Habituée à changer de métier toutes les dix minutes : postier, douanier, banquier, agent de la fonction publique, assistante (je le revendique), comptable (par la force des choses)… j’ai accepté il y a quelques mois une mission qui me plaît vraiment : publier nos actualités sur les réseaux sociaux de mon entreprise ».

Le coup d’cœur de Laure : « afin de pouvoir gérer les pages sociales, j’ai suivi trois formations… Depuis, je gère pour mon entreprise deux pages Facebook, un compte Twitter et un compte Instagram. Ça me plaît. Mais là encore, je manque de temps pour m’acquitter correctement de ma mission et je publie mes billets pendant mes pauses ».

Ça, plus ça, plus ça, plus ça… à la fin, ça fait juste « trop ».

vrai faux... ullrich« Aujourd’hui, ajoute Laure, je m’interroge. Quand le digital a pour effet d’augmenter nos compétences et notre polyvalence, à partir de quel moment faut-il savoir dire « stop » ? Certaines plateformes publiques ou privées exigent des compétences réelles. Parfois la compétence s’accompagne d’un fort degré d’expertise et d’une prise de risques car il faut valider l’information à l’instant T. Avec les deadlines qui s’approchent, j’en arrive parfois à manquer de temps pour tout faire, ou bien je fais au mieux au lieu de bien faire ».■


Vous pouvez, comme Laure,
contacter la rédaction pour expliquer votre vision du métier d’Assistant.e digital.e
(anonymat garanti et relecture du billet par vos soins avant publication).

*Assistante dans une PME, Laure est ultra-polyvalente. Épaulée par un cabinet d’expertise, elle lui délègue le bilan et la gestion finale des paies  (après avoir saisi les éléments en ligne). Pour le reste, elle s’acquitte de toutes les missions administratives courantesMais à l’heure où tout est visible sur le Net, Laure souhaite rester anonyme. Toutefois, son témoignage est bien réel. Le digital, c’est comme ça quand on le regarde bien en face. Merci Laure 😉

Découvrez, sur le blog des assistantes, le dossier « Les assistant(e)s face à la transformation digitale – Lire