Choisir un mode de classement : alphabétique ou numérique ?

Le classement alphabétique, c’est facile, tout le monde connaît l’alphabet ! En théorie oui. En pratique, cette affirmation a vite du plomb dans l’aile. Et vous, sous quel nom classeriez-vous le dossier SCI DU VAL DE LOIRE ?

Sur un serveur ou sur une étagère, le classement diffère

> Sur un serveur, les dossiers thématiques se classent naturellement par ordre alphabétique : le dossier « P » s’intercale entre le dossier « N » et « O » sans intervention humaine. Une difficulté subsiste cependant : que chacun cherche le dossier sous la bonne lettre : SARL MARTIN PIERRE est-il classé à PIERRE Martin SARL, à Martin PIERRE SARL, à Pierre MARTIN SARL ? Le mystère reste entier.

> Sur une étagère, quelle qu’elle soit, le même dossier « P » se classe facilement le jour de la mise en place du classement ; dès le lendemain (et parfois même avant), les ennuis commencent. Ainsi, il arrive qu’un nouveau dossier « P2 » trouve difficilement sa place après « P1 », faute d’espace entre les dossiers. Pour ce motif, seul un classement de type numérique convient (de 1, 2, 3 à l’infini, ou presque) ; accompagné, bien sûr, d’une liste de suivi (pour relier les numéros aux thématiques).

Simple ? Pas tant que ça, car un nom peut en cacher un autre !

> Sur le serveur, si le classement est alphabétique, où classer le dossier « QVT » : sous « Qualité de Vie au travail » ou sous son sigle ?

L’option la plus simple est de classer les documents sous le nom le plus couramment utilisé par les utilisateurs, et de prévoir un renvoi à l’autre endroit (ex. : Qualité de vie au travail –> Cf. QVT) et le tour est joué. Bien entendu, le deuxième dossier électronique devra être bloqué afin que nul n’ait l’idée d’y classer un document.

Certes, les personnes initiées à « l’art du classement » ajouteront qu’il existe des normes précisées par l’Afnor pour déterminer les « mots directeurs » (SARL DU LAC se classe à LAC). Mais là, encore, les usages dans les entreprises priment sur les règles inconnues par l’ensemble des utilisateurs.

> Sur une étagère, comment retrouver l’emplacement d’un dossier dont on ignore le numéro ? En consultant la liste alphanumérique mise à disposition des utilisateurs, et placée dans un endroit convenu (intérieur de la porte de l’armoire, sous les dossiers suspendus de la rangée la plus en vue, près de la rangée d’étagères…).

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