Créer un fichier de suivi du plan de classement efficace

Conçu sous Excel, le fichier de suivi est la garantie d’un classement efficace. Structuré, il centralise les dossiers et sous-dossiers définis dans le plan de classement et indique où trouver chaque type d’information. Sans lui, le classement ou les recherches dans les dossiers électroniques et physiques sont complexes. Avec lui, chaque document se range et se trouve à sa place.

Créer un fichier structuré

Le fichier, créé sous forme de Liste de données (ou Base de données), doit autoriser les recherches par mots clés, les tris et simplifier l’accès aux informations à l’aide de liens hypertextes.

Attention ! Il s’agit d’un « plan de classement » ! À ce titre, il indique où trouver chaque document dans sa catégorie principale, sa thématique et sous-thématique. Il ne pointe en aucun cas les documents en eux-mêmes.

Suivi du plan de classement

Code 2 Ressources humaines | Code 21 Dotation et organisation des postes | Code 211 Affichage de poste | Codes 21101 Interne, 21102 Externe médias, 21103 Externe agences.

Filtrer par mots clés…

Simple d’utilisation, le fichier de suivi du classement est utilisé pour trouver des documents par mots clés. Dans l’idéal, le classeur est protégé en écriture pour éviter les suppressions et modifications intempestives.

La liste papier à apposer près des lieux de stockage est extraite de ce fichier (colonnes : Thématique du dossier et Numéro). En principe, la numérotation apposée sur les dossiers physiques est celle du niveau II (dossier) ou du niveau III (sous-dossier) selon la densité de documents papier à classer dans la thématique).

Optimiser la liste des thématiques de classement pour simplifier les recherches

Simple à mettre en œuvre dans les services des ressources humaines et le secteur financier (où les noms des dossiers sont clairs et précis), le choix des titres de dossier est complexe dans tous les autres services.

Pour être efficace, le plan de classement part du général (thématique principale) vers le particulier (premier et unique niveau de sous-dossiers avec liste des documents qu’on y trouve).

Dans les boîtes de classement, classeurs ou dossiers suspendus, la même rigueur s’impose : le thème général, des chemises ou intercalaires pour affiner le classement sans le compliquer.

Dans le fichier Excel, comme sur le serveur, les mots clés associés à chaque dossier seront amplement suffisants pour augmenter le degré de précision lors d’une recherche. Inutile de multiplier les difficultés lors du classement.

Comment choisir les titres des dossiers et sous-dossiers ?

Les titres et sous-titres des dossiers se choisissent avec les utilisateurs ! S’il faut trancher entre plusieurs propositions, l’avis d’un responsable sera sollicité. Cette technique est la plus simple pour garantir un classement pérenne.

Dossier classer documents entreprise v1_s

Classement : trouvez l’information là où elle doit être >>>