Créer un organigramme sous PowerPoint Word Excel ou Outlook
Si un organigramme peut être créé à l’aide de formes, l’outil SmartArt en simplifie la conception. Mais, léger bémol, quelques détails techniques peuvent vous arrêter. Prêt(e) à découvrir quelques astuces ? GO!
Activ’Formation | Pack Office SmartArt | Organigramme | Initié**
Bon à savoir : les SmartArt sont disponibles dans les Pack Offices 2010, 2013, 2016 et 2019, sous PowerPoint, Word, Outlook et Excel (onglet Insertion > groupe Illustrations > icône SmartArt).
Ce tutoriel présente l’outil SmartArt sous PowerPoint 2019. Mais le processus est identique dans toutes les versions et dans tous les logiciels du Pack Office.
#Construire un organigramme à l’aide de l’outil SmartArt
En premier lieu, insérez une diapositive vierge de type Titre et contenu dans votre Présentation. Elle propose, dans le bloc central, six espaces réservés (Tableau, Graphique, SmartArt, Image, Image en ligne et Vidéo). Cliquez, au centre de la diapositive, sur l’icône Insérer un graphique SmartArt.
Dans la boîte de dialogue Choisir un graphique SmartArt, cliquez sur l’option Hiérarchie puis double-cliquez sur un modèle (exemple, Organigramme avec demi-cercles). L’organigramme s’affiche à l’écran et deux onglets contextuels s’ajoutent au Ruban (sous Outils SmartArt : Création et Format).
Saisissez le contenu de votre choix dans le Volet Texte (visible à gauche), ou directement dans les formes de l’organigramme. Par exemple, des Noms et Fonctions s’il s’agit d’un organigramme hiérarchique ; ou tout autre contenu dans un organigramme de structure.
Pour ajouter une forme, utilisez au choix l’une de ces trois techniques :
- Se placer dans le Volet Texte derrière le texte « principal », appuyer sur la touche [Entrée] pour créer une forme, puis appuyer sur la touche [Tab] pour descendre d’un niveau. La touche [Tab] se trouve à gauche du clavier (doubles flèches en contresens).
- Ou bien, sélectionner la forme « principale » (c’est-à-dire, celle qui doit recevoir la forme « secondaire ») puis activer le menu contextuel (clic-droit). Ensuite, cliquer sur Ajouter une forme puis sur Ajouter la forme en dessous. Note : l’ajout se fait toujours sous la forme sélectionnée.
- La dernière technique est identique à la précédente mais elle utilise les icônes visibles dans l’onglet contextuel Création (sous Outils SmartArt).
#Régler les problèmes de mise en forme
Votre organigramme est prêt… mais plusieurs problèmes techniques vous crispent car certains défauts résistent à toutes vos tentatives de correction.
>> La mise en forme du contenu d’un bloc diffère des autres blocs (1)
L’origine du problème : bien qu’invisible à l’œil nu, le décalage provient de la présence d’un interligne entre le Nom et la Fonction dans le bloc incriminé (ici, celui d’Eva DA SILVA).
La solution : cliquez, dans le Volet Texte, derrière le nom incriminé (ici, DA SILVA), appuyez sur la touche [Suppr] du clavier puis sur la [Barre d’espace]. La mise en forme est corrigée.
Le Volet texte est masqué ? Cliquez sur l’icône Développer ou Réduire. Elle est située à gauche de la zone du SmartArt.
>> Impossible de séparer un nom et une fonction sur deux lignes (2)
L’origine du problème : le duo Nom Prénom et plus court que la Fonction. En appuyant sur la touche [Entrée] du clavier, vous générez un saut de ligne… Ce n’est pas votre objectif !
La solution : cliquez derrière le nom, dans le bloc concerné (ici, Fritz) et de créer un saut de ligne forcé. Pas à pas : appuyez simultanément sur les touches [Ctrl] [Maj] du clavier, puis sans relâcher la pression des deux touches, appuyez sur la touche [Entrée].
Où est la touche [Maj] ? En anglais, il s’agit de la touche [Shift]. Située à gauche du clavier, elle se trouve juste au-dessus de la touche [Ctrl]. Également appelée « majuscule flottante » vous l’utilisez intuitivement pour ajouter une majuscule en début de phrase ou au début d’un mot.
>> Le trait d’une forme chevauche un nom… (3)
L’origine du problème : si certains éléments peuvent être déplacés dans un SmartArt, les traits suivent les formes. Pour agir, il faut Convertir le SmartArt en Formes. Cette action se fait lorsque l’organigramme est terminé (et validé). En effet, et une fois converti en Formes, vous n’aurez plus accès aux outils SmartArt (Création et Format) ! Attention également, l’animation « automatique » sera désactivée. L’organigramme devra être animé « manuellement ».
L’astuce : par précaution, dupliquez la diapositive (raccourci clavier [Ctrl] [D] concernée dans le Volet de navigation de votre Présentation). Vous pourrez la masquer et la réutiliser lors d’une mise à jour future.
La solution : sélectionnez le SmartArt à convertir en Formes. Ensuite, activez l’onglet contextuel Création (sous Outils SmartArt), repérez le groupe Rétablir, cliquez sur l’icône Convertir puis sur sur Convertir en formes.
Ensuite, sélectionnez la forme incriminée sur l’une des diapositives. Tentez, en premier lieu, de la redimensionner ou de la déplacer. Elle refuse de coopérer ? Supprimez-la à l’aide de la touche [Suppr] (ou [Delete] ou [Del]) de votre clavier !
Ici, un trait va être ajouté : activez l’onglet Insertion, cliquez sur Formes, choisir un trait et dessinez-le à l’endroit souhaité. Attention ! Pour l’instant, la forme est juste posée sur le « dessin ». Pour autoriser son déplacement avec le reste du bloc, il faut Grouper le trait avec l’organigramme. Cf. ci-après.
Comment grouper des formes ? Sélectionnez le trait (2) et appuyez sur la touche [Ctrl] du clavier. Ensuite, cliquez sur l’encadrement de l’organigramme (3). Une fois les deux éléments sélectionnés, ouvrez le menu contextuel (clic-droit) et activez les menus Grouper (3) puis Grouper (4). Les formes sont solidaires, l’organigramme peut être déplacé en un seul bloc.
#Ajouter une touche d’originalité
Quand l’occasion s’y prête, ajoutez sur l’organigramme des formes pour guider la lecture des utilisateurs.
>>Ajouter des formes pour guider la lecture
Dans cet exemple, l’ajout des formes est classique (onglet Insertion, icône Formes). Sélectionnez la première forme (1) à placer sous le texte, activez le menu contextuel (clic-droit) puis cliquez sur les menus Arrière-plan (2) puis Arrière-plan (3). Agir de même avec les autres formes.
>>Sélectionner les formes placées en arrière-plan
Certaines formes groupées ou placées en arrière-plan sont difficiles à atteindre. Activez l’onglet Accueil, repérez le groupe Edition, cliquez sur l’icône Sélectionner puis sur Volet de sélection. Chaque entrée de la liste correspond à une forme, trouvez celle à modifier et le tour est joué !
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