Déléguer pour gagner du temps et mieux se concentrer

Déléguer ? Surtout pas ! Justement, pourquoi pas ? Cet engagement mutuel et bilatéral entre deux personnes (stagiaire, collègue, voire son propre responsable), apporte pourtant d’importants bénéfices à chacune des deux parties à condition de maîtriser ce savoir-faire.

Quelle mission déléguer ?

Tout ne se délègue pas. Commencez par distinguer les activités à conserver de par leur aspect confidentiel ou le risque encouru, et celles qui peuvent être déléguées : quelles activités ? Et pourquoi celles-là ? À contrario, cernez pour quelles missions c’est impossible et pourquoi. Il vous suffira ensuite de définir le domaine dans lequel la tâche/mission va s’exercer. Réalisez cette analyse approfondie puis donnez des explications claires. L’activité sera réalisée selon une procédure fixée alors que des informations vagues ou floues mèneront à un échec.

À qui déléguer ?

Pour choisir la bonne personne, étudiez en amont les savoir-faire, les motivations, les méthodes de travail et les connaissances de votre entourage concernant le domaine que vous souhaitez déléguer. L’objectif est de faire appel à quelqu’un d’autonome. Faites une sorte de cartographie de ses compétences actuelles et potentielles. La confiance accordée doit être grande. S’il s’agit d’une situation où votre manager fera mieux et plus vite que vous, cernez vos rôles respectifs pour établir un contrat gagnant-gagnant : « faire ensemble » et non « à la place de » (ex. : vous collectez les données et il les exploite, ou inversement).

Comment déléguer ?

Un objectif précis, des limites d’intervention claires, des moyens donnés, un suivi organisé et une confiance manifestée feront de la délégation un enrichissement réciproque. Communiquez dès le début et régulièrement. La délégation est un contrat.

Avec un stagiaire, vous pourrez proposer un fil conducteur, suivre la réalisation de la tâche, mais aussi lui apporter votre soutien. Avec un collègue de confiance, acceptez de « perdre un peu de votre pouvoir » et de le voir faire différemment. Avec votre manager, si les conditions de votre délégation respectent le processus fixé en amont, celle-ci sera réussie.

Feedback positif, même si…

Positif ou négatif, un retour fait partie du processus de délégation. Les résultats sont satisfaisants : félicitez et remerciez.

La délégation deviendra ainsi pérenne. Déléguer implique la reconnaissance des objectifs atteints. S’ils sont inférieurs à vos attentes, voyez les points d’amélioration et faites les ajustements nécessaires avec le délégataire. L’erreur n’annule pas la valeur de la tâche accomplie ! Si le travail est de qualité, mais qu’il a « juste » été fait autrement, remerciez chaleureusement votre interlocuteur pour son aide.

Tous les chemins mènent à Rome, peu importe le circuit emprunté, seul le temps gagné compte.

© monikakosz