Digiposte : sécurisez le stockage de vos papiers

Votre entreprise vous a ouvert un Coffre-fort numérique pour y déposer votre bulletin de paie ou des communications RH. A-t-elle, pour autant, libre accès à vos données personnelles ? Et pouvez-vous utiliser votre espace à titre personnel ? Questions-réponses avec Frédérique VILLE, Directrice Générale de Digiposte.


Mon entreprise a-t-elle accès aux documents déposés dans mon Coffre-fort numérique Digiposte ?

Mme Frederique VILLE - Directrice Generale DIGIPOSTEFrédérique VILLE : « En aucun cas. Quand une entreprise ouvre un Coffre-fort numérique au nom d’un salarié, elle allège et sécurise la remise des documents RH (bulletins de paie, contrats, documents d’informations sur un service comme la mutuelle…).

Mais une fois un document déposé sous Digiposte, seul le titulaire du compte peut au choix :

  • consulter les pièces mises à sa disposition par son employeur ;
  • les imprimer ou les déplacer vers un autre lieu de stockage. Ce qui serait dommage, car un Coffre-fort numérique lui offre un degré de sécurité maximal contrairement à un espace de stockage web classique. » ((lien vers article 1))

Petite Voix - Digiposte - Activ'AssistanteUne petite voix m’a dit… : de nombreuses entreprises utilisent l’adresse mail personnelle des salariés pour ouvrir leurs coffres.

Une adresse privée est une manière de garder la main lorsqu’on quitte définitivement l’entreprise.

Comment sécuriser l’accès à mon Coffre-fort numérique ?

Frédérique VILLE : « Sur la plateforme Digiposte, la sécurité est renforcée. Tout d’abord, le salarié reçoit un code d’activation soit par courrier, soit par email. Ce code lui permet de créer son mot de passe.

Par la suite, l’employé peut à tout moment modifier son mot de passe. D’ailleurs, nous conseillons à chaque utilisateur de procéder à son changement environ chaque trimestre. Bien sûr, le code d’accès doit être exclusivement dédié à Digiposte et n’avoir aucun lien avec ses nom et prénom. Dans l’idéal, il doit comporter 8 caractères mixant majuscules, minuscules et chiffres. Enfin, et même si la sécurité est renforcée, il est important de vérifier régulièrement l’historique de ses connexions à son compte Digiposte. Ce contrôle s’active via la section Profil puis Sécurité ».

Petite Voix - Digiposte - Activ'AssistanteUne petite voix m’a dit… Vous utilisez Chrome ou Edge ? Ne mémorisez pas votre mot de passe dans vos profils Google ou Windows ! Retenez vos 8 caractères. Sinon, c’est offrir à toute personne qui peut avoir accès à votre PC la possibilité de naviguer dans tous vos dossiers en ligne.

Puis-je stocker les documents de mon choix dans mon CFN, et comment les ajouter ?

Frédérique VILLE : « En principe, oui. Dans les faits, il est plutôt conseillé d’utiliser cet espace de stockage pour la sauvegarde et l’accès en ligne de documents sécurisés. Par exemple, la copie de documents ou de pièces importantes les factures, les contrats. Chaque pièce sera sécurisée.

L’ajout d’une pièce peut se faire en direct, par cliquer-déposer, de l’explorateur Windows vers Digiposte. Elle peut aussi résulter d’une autorisation accordée, par l’utilisateur, à un fournisseur (fournisseur d’énergie, de téléphonie, etc.). L’autorisation se fera depuis le site officiel du fournisseur et dans le compte de la personne concernée.  Une fois l’autorisation validée, l’ajout des pièces se fait automatiquement au fil de leur édition. Autre atout de votre Digiposte, et non des moindres, vous pouvez remettre à un tiers toutes les pièces dont il a besoin pour la constitution d’un dossier vous concernant ».

Petite Voix - Digiposte - Activ'AssistanteUne petite voix m’a dit… : quand on ouvre un compte Digiposte en mode « gratuit », la capacité de stockage est de 5 Go. Si votre compte a été activé par votre entreprise, il a probablement souscrit pour vous l’offre Premium. Vous disposez alors d’un espace « illimité ». Mais comme la pollution numérique est une réalité, limiter votre stockage aux pièces nécessaires et indispensables est une pratique à adopter, comme le tri des emails…

Quelle est la durée de conservation des données, et que va-t-il se passer si je meurs ?

Frédérique VILLE : « Toute pièce déposée dans Digiposte reste disponible pendant 50 ans. Elle pourra bien sûr être supprimée avant si elle n’est plus utile. Concernant le décès du titulaire d’un compte Digiposte, ce dernier peut à tout moment et de son vivant déléguer ses droits à une personne de confiance ».

Petite Voix - Digiposte - Activ'AssistanteUne petite voix m’a dit… : glissez, dans votre Coffre-fort numérique, vos instructions à l’intention de votre délégataire. Indiquez-lui les dossiers à supprimer sans états d’âme, et ceux à glisser dans son propre coffre-fort si une pièce le concerne (ex. : les plans de votre maison, la copie de votre livret de famille…).