Digital : s’adapter au changement ou disparaître !

Du métier de scribe (réservé aux hommes), à celui de sténodactylo (exercé par des femmes), l’ère du digital détruit les frontières et réduit les barrières socio-culturelles. « Face à cette 3e révolution administrative* toute personne peu familiarisée avec le digital doit changer d’attitude, acquérir de nouvelles compétences et saisir les opportunités qui se présentent » explique Elisabeth Durand-Mirtain. Bref, s’adapter aux changements imposés ou accepter de disparaître. Ses conseils pour être à l’aise avec le digital.

mini test digital
Quel type de travailleur collaboratif êtes-vous ?

>>> Développez votre adaptation rapide au changement

Identifiez l’origine de votre résistance et lâchez prise en refusant la phrase « c’était mieux avant ». Testez les applications connectées mises à votre disposition par votre entreprise, les outils de partage des données proposés en interne ou dans le cloud. Aujourd’hui, le digital évolue constamment, restez en éveil et informez-vous sur toutes les nouveautés disponibles.

>>> Saisissez les opportunités offertes

En toute occasion, et entre deux solutions dont une digitale, optez toujours pour la version dématérialisée ! Billets sur votre smartphone, commande en ligne, calendrier, liste de contacts et albums photo dans le cloud.

Vous serez espionné/e ? Les outils proposés par votre entreprise sont sécurisés et vous pouvez choisir des options personnelles qui le sont aussi. Au bureau, multipliez les occasions d’échanger avec les informaticiens de votre réseau (à la machine à café, au réfectoire, dans les couloirs…), observez l’aisance des jeunes stagiaires et sollicitez leurs conseils. Chez vous, sollicitez l’aide et l’avis des plus jeunes.

>>> Innovez et modifiez vos méthodes de travail

Ce qui est vrai pour les outils proposés en ligne (commandes dématérialisées, etc.) et vrai pour toutes vos missions ! Toutes les fois où vous pouvez remplacer une version « papier » par une version « électronique sur PC » ou par une version « virtuelle en ligne », agissez !

Toute personne peu familiarisée avec le digital doit s’adapter aux changements imposés ou accepter de disparaître

Vous classez (encore) vos documents administratifs dans des classeurs (certes très beaux) ? Scannez tout et préparez un plan de classement rigoureux sur le serveur de votre entreprise. Ou, mieux encore, utilisez le Sharepoint sécurisé de votre service. Ainsi, chaque personne concernée pourra accéder aux données en tout lieu et à tout moment.

Un exemple : passer du classement « papier » à un classement « électronique sur PC », c’est bien. Adresser vos documents électroniques à un partenaire tiers par wetransfer. C’est déjà mieux. Glisser immédiatement vos documents électroniques dès leurs créations dans un dossier partagé sur le cloud et sécurisé par un mot de passe, c’est encore mieux ! Là, vous êtes entré/e dans l’ère du digital. Car, de part et d’autre, vous travaillez « comme en réseau » !

Dans le même ordre d’idée, choisissez le bon canal de distribution :

– un SMS pour une information urgente, courte et rapide (votre RDV de 10h aura un retard de 20 min) ;

– un mail pour une information avec un lien hypertexte ou un seul document en annexe ;

– un mail contenant un lien Dropbox, Drive ou Sharepoint sécurisé pour des données plus complexes…

Le digital simplifie la vie.

>>> Triez l’information avec précision

Faut-il tout partager, tout conserver ? Attention à l’infobésité ! Trop d’informations tuent l’information.

Apprenez à trier, à jeter. Conservez juste l’information utile et celle qui donne ou apporte un résultat.

Exemple : désencombrez les lieux de stockage virtuels ! En ligne, un plan de classement rigoureux est indispensable pour classer et retrouver l’information. Ce qui, bien entendu, va de pair avec des règles de stockage strictes à respecter par toute l’équipe !

>>> Luttez contre l’hyperréactivité

« J’écris / on me répond / je réponds / on me répond » et tout ça, dans un laps de temps très court. Réapprenez à gérer votre temps. Rien ni personne ne vous oblige à tout faire à la seconde.

Souvent, l’hyperréactivité est provoquée par la peur d’oublier. Il existe des outils digitaux pour mieux gérer votre temps : les rappels d’Outlook (pour ne citer qu’eux), One-Note (l’outil par excellence pour suivre tous vos travaux par « projet »).

Trois attitudes à adopter :

– je reçois une information, je dis merci, c’est fini (et c’est poli) ;

– je reçois une information, je dois entrer en action, c’est ultra rapide, je le fais et je réponds. C’est fini ;

– je reçois une information, l’action à entreprendre est longue et non prévue dans mon planning ; ce n’est pas urgent à la minute ; je précise ma deadline et je planifie mon action (sous Outlook ou OneNote).

>>> E-réputation : ouvrez l’œil

Votre entreprise et vous-même êtes présents sur la toile. Peut-être êtes-vous chargé/e de mettre en ligne des informations en son nom. Gardez un œil sur tout ce qui se dit sur elle (créez une Alerte Google) et surveillez, au passage, ses concurrents.

En parallèle travaillez votre personal branding . Contrôlez, vos profils sur les réseaux sociaux, vos publications et vos réactions.

Votre profil LinkedIn est une vitrine « professionnelle ». Utilisez ce canal pour donner la meilleure image possible de vous. Votre page Facebook est privée… bloquez-en l’accès et définissez ce que chaque cercle peut voir ou non (famille, amis, collègues…).

Vous refusez d’être sur le net ? Grave erreur ! Une présence sécurisée démontre votre maîtrise des outils digitaux et votre ouverture d’esprit.

ampoule digitale>>> Intégrez les impacts sur l’organisation de l’entreprise

Grâce au digital, le management des équipes est plus souple… les barrières tombent et l’information circule librement. Au lieu d’être juste ascendante (du N+1 vers le collaborateur), montante (du collaborateur vers son N+1), ou hiérarchique pyramidale (du collaborateur vers son N+1, du N+1 vers le N+2, jusqu’à la Présidence parfois), l’information emprunte tous les canaux et le suivi des dossiers s’en trouve plus libre.

Maintenant, est-ce un mode de fonctionnement idéal ? Pas toujours ! Quand chacun possède l’information et la fait circuler dans son propre cercle, le risque d’aboutir à plusieurs « versions » de l’information est décuplé. L’assistant/e doit jouer un rôle de régulateur et être garant de la version finale validée par la direction ou par l’équipe propriétaire ! Là encore, des outils digitaux évitent les dérivent… comme ne plus partager les documents par mails, mais privilégier un travail collectif sur une version unique annotée par tout le monde et validée par un relecteur habilité.

>>> Comprenez les métiers émergents

Les métiers émergents arrivent en force dans les grandes entreprises, et les plus petites font appel à des prestataires externes. Attendez-vous à croiser, si ce n’est déjà fait, des community managers, des social media managers, des e-influencer, des chef digital manager, des content managers…

Découvrez, les familles des métiers d’internet et cliquez sur une famille de métier dans le visuel qui s’affiche ! Au fil des clics, tous les descriptifs des métiers seront visibles.

De deux choses l’une : vous serez peut-être appelé/e à collaborer avec l’un d’entre eux ; ou vous pourrez vous former pour devenir l’un d’eux !

>>> Formez-vous aux outils

Oui les journées ne font que 24 h. Oui, vous menez de front votre vie professionnelle et personnelle. Oui, vous gardez du temps pour vous. Mais, qui veut la fin veut les moyens. Informez-vous et formez-vous au digital. Inscrivez-vous à des MOOC, profitez de toute occasion pour apprendre.

AGISSEZ ! En entreprise, participez aux projets digitaux. Dans votre cercle professionnel, créez et animez un réseau. Pour aider l’ensemble des collaborateurs à s’y retrouver dans la jungle des outils proposés, créez une charte « des outils digitaux », une charte des e-mails ou du classement digital.

>>> Agissez

En entreprise, participez aux projets digitaux. Dans votre cercle professionnel, créez et animez un réseau. Pour aider l’ensemble des collaborateurs à s’y retrouver dans la jungle des outils proposés, créez une charte « des outils digitaux », une charte des e-mails ou du classement digital. ∎

Elisabeth_Durand Mirtain_expertL’avis d’expert

Pourtant déclenché par la première vague d’internet, le « digital » fait seulement débat aujourd’hui et chacun propose sa définition. Mais dans cet entrelacs, celle proposée sur le blog d’Octo.com semble la meilleure : « La digitalisation est l’impact sur les entreprises et les organisations du fait que les gens et les objets soient interconnectés en permanence, en tout lieu et pour tous les usages ».

Les outils digitaux se scindent en deux catégories :

– les applications sécurisées, pensées par des sociétés expertes et proposées à leurs clients (applications métiers 100% dématérialisées ou qui autorisent le travail hors connexion, et qui privilégie le travail collaboratif) ;

– les outils plus ou moins protégés proposés à leurs collaborateurs par les entreprises elles-mêmes, mais sur le cloud ; et/ou les outils disponibles sur le web après abonnement (gratuit ou non) comprenant les lieux de partage de données et les réseaux sociaux.

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1re révolution des métiers de l’assistanat : Représentations de l’employé de bureau du XIXe au XXe siècles

2e révolution : Les 40 ans d’Internet en 10 dates-clés (1969…) & Démocratisation d’internet en 1990.

3e révolution : l’ère du digital ! De 1990 à nos jours, avec une forte prégnance depuis 10 ans.

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