Événement et site web dédié, le duo gagnant

Votre entreprise organise un événement particulier et des invitations seront lancées ? Qu’il soit à petite ou grande échelle, augmentez sa visibilité en créant, pour l’occasion, un site dédié.

Convaincre les décideurs…

De l’idée à la mise en œuvre, la première étape (et non la moindre) sera celle de convaincre les décideurs de votre entreprise à rassembler, sur un site dédié, toutes les informations concernant l’événement à venir. Découvrez quelques arguments de poids.

En premier lieu, un site dédié à un événement facilite la communication et simplifie la rédaction des documents écrits, invitations, flyers et campagnes d’e-mailing. Libérées de l’obligation de présenter tous les détails, les accroches sont plus fluides et le lien vers le site rassure.

Ensuite, il améliore l’image de l’entreprise organisatrice. Si des partenariats sont ouverts, chacun pourra être présenté et tout le monde y trouvera son compte. S’il s’agit d’un salon professionnel ou d’un événement avec tables rondes, ateliers et débats, là encore, les espaces ouverts sur le web vont améliorer la communication et augmenter les inscriptions.

Enfin, il simplifie le relais des informations par le biais des flux RSS et les liens vers les pages sociales (les vôtres et celles des participants à la manifestation).

Bien structurer le site dédié

Prévoyez, sur la page d’accueil du site, les informations clés à retenir : le nom de l’événement, les organisateurs, le contexte, un court édito, une ou deux photos et le logo. Bien en évidence, ajoutez également le lien pour retirer son badge ou s’inscrire.

Selon l’événement, adaptez le nombre de pages à sa spécificité. Outre le formulaire d’inscription, il peut s’agir de la liste des manifestations et/ou des exposants.

Surtout, résistez à l’envie de faire trop court ! Pour susciter, dans l’esprit du lecteur, l’envie de s’inscrire aux conférences organisées (gratuites ou non), un minimum de détails s’impose. Sans basculer dans l’excès, précisez le titre, un court texte de présentation, le nom de l’intervenant ou expert. Dans l’idéal, ajoutez son portrait et le logo de sa structure.

Si l’événement accueille des exposants, agissez de même et ajoutez le lien vers leurs sites institutionnels.

Dans le cas d’un événement particulier lié à un programme précis, indiquez son déroulé et soignez la présentation.

Si l’événement est organisé dans une région où l’hébergement peut s’avérer difficile, concluez un partenariat avec quelques hôtels…

En dernier lieu, apportez un soin tout particulier à la page « Accès ». Ajoutez un plan détaillé, précisez les accès possibles par tout moyen de locomotion, les places de parking disponibles aux abords du lieu et les coordonnées des contacts utiles.

Tout comme vous avez créé un site dédié, pensez à lui adjoindre une adresse électronique dédiée (de type contact@carrefourdesassistantes.com) ou un formulaire de contact. La communication sera plus fluide et vous pourrez plus facilement en organiser le suivi. Attention, pour bien gérer les contacts, définissez avec soin le rôle des destinataires. Qui fera quoi ? Pourquoi ? Quand et comment ? Un site dédié à un événement à pour vocation de faciliter les inscriptions, les échanges, les visites… cadrer avec précisions les réponses à émettre ou les actions à conduire sont gages de réussite.

 

Prochains articles sur le sujet : Gérer les inscriptions et les badges & Mettre en place une billetterie…