Flo, votre assistante préférée, au Lycée ! Mais sur le banc des jurys d’examen

Juin 2016, me revoici sur les bancs du lycée, aussi stressée que les élèves. Quel bonheur de revoir mes anciens professeurs binômes et… quelle déception en écoutant certains étudiants présenter, au jury de BTS Assistant de manager dont je suis membre, l’épreuve E6 de leur cursus… À de rares exceptions près, le niveau en bureautique me semble vraiment très bas ! Diable, que se passe-t-il ?!

Quand le meilleur croise le pire

Loin de vouloir vous imposer une chronique chagrine, je tiens juste à vous confier deux anecdotes avant de proposer quelques solutions.

Le pire constat à l’issue de cette journée de jury : découvrir qu’une future assistante va quitter sa formation sans savoir faire une addition sous Excel. Mais si ce fut le pire, et de rares exceptions près, les prestations informatiques laissaient globalement à désirer.

La meilleure, car certains BTS performent : avoir eu le plaisir de rencontrer une étudiante captivante et l’écouter nous décrire de façon ludique un sujet complexe et peu attractif : la mise en ligne d’un catalogue de produits ! Une page de produits, deux pages de produits, trois pages de… et un 20 sur 20 final. Bravo Meriam P., votre prestation m’a bluffée !

Comment optimiser votre collaboration avec un étudiant

Vous avez décidé d’accueillir un étudiant en BTS Assistant de Manager en stage ou en alternance à la rentrée prochaine. Excellente initiative ! Comment lui donner toutes ses chances d’obtenir son diplôme ? Votre rôle de tuteur/tutrice sera primordial et la qualité du travail présentée au jury va être le reflet du travail de l’entreprise d’accueil.

1-Participez à la phase de recrutement

Quitte à accueillir un étudiant, autant le choisir avec votre manager. Ou encore plus sympa, gérez le processus de recrutement. Vous avez peut-être gardé des contacts avec votre ancien lycée ou vos professeurs, utilisez votre réseau. C’est le moment où jamais.

En revanche, évitez de prendre un stagiaire en BTS s’il s’agit, au final, de lui imposer un stage « photocopies » ou « classement ». Vous lui ferez perdre son temps et il risque de partir après trois semaines de galère.

Dès le recrutement, essayez de créer un sentiment de confiance : un binôme étudiant/assistant c’est gagnant-gagnant.

jury examen epreuve E6 bts assistant de manager2. Mettez-vous « en mode BTS »

Dès le début de votre collaboration, énoncez clairement les missions que vous souhaitez lui confier. En parallèle, jetez un petit coup d’œil aux référentiels du BTS. Je vous l’accorde, le document est un peu assommant, truffé de noms barbares, mais il permet d’obtenir une vision complète des compétences à maîtriser pour réussir l’examen.

Toujours en gardant en tête les exigences listées dans le référentiel, établissez des missions qui permettent d’utiliser toutes les compétences à acquérir : Excel, Word, PowerPoint, Outlook, base de données… Vous manquez d’inspiration ? Consultez le professeur référent de votre alternant ou stagiaire. Il est là pour vous aider dans vos choix de missions (appelées « des actions »).

3. Impliquez le stagiaire ou l’alternant

Toute action doit permettre au stagiaire d’acquérir de l’autonomie, d’être force de proposition et de maîtriser la bureautique. Plus elle est complexe, plus l’étudiant s’en sortira grandi. N’hésitez pas à lui confier des tâches qui sortent de l’ordinaire. Le jury sera d’autant plus impressionné (et intéressé).

Surtout, ne lui mâchez pas le travail ! Le but est qu’il trouve des solutions à chaque problème rencontré. Il sera d’ailleurs plus à l’aise pour expliquer au jury les différentes étapes d’une action s’il l’a menée de A à Z. Pour ma part, j’ai trop souvent entendu des étudiants nous confier : « c’est ma tutrice qui a choisi », « elle m’a dit de faire comme ça »… Comme pour se dédouaner.

Vous souhaitez qu’il/elle gère les fournitures de bureau ? Expliquez-lui clairement l’objectif visé «réduire le budget des dépenses de 2 000 euros ». C’est à lui ensuite de mettre en œuvre ce qu’il a appris en cours en utilisant les outils adéquats pour réussir. Prenez le temps de discuter les choix qu’il avance, surtout s’ils vous paraissent peu judicieux. N’oubliez pas de le suivre en lui donnant des dates butoirs. Mettez-le dans de réelles conditions de travail.

Enfin, répondez à ses questions, même si elles vous apparaissent inadaptées. Tout questionnement cache l’envie de progresser.

Comment l’aider à bien préparer l’épreuve E6 ?

Quelle satisfaction quand « votre » étudiant décroche un 20 à l’épreuve E6 !

Pour l’examen, le stagiaire doit présenter l’entreprise, son service et sa contribution au sein du service. Ne lui confiez pas le PowerPoint de l’ancien stagiaire ou la présentation qui traîne sur l’intranet ! En une journée, j’ai vu plusieurs fois la même présentation (avec la même faute…).

L’étudiant doit comprendre l’activité de l’entreprise, savoir expliquer pourquoi le chiffre d’affaires a augmenté en 2015 et pourquoi l’entreprise se doit d’être présente sur le marché américain. Entraînez-le à préparer son oral et invitez-le à corriger ses fautes (chiffre d’affaires, il manque un « s » à affaires, désolé, je l’ai remarqué).

Pour décrire son action, toutes ses démarches doivent être détaillées : le contexte dans lequel il a travaillé, l’objectif, les moyens. Il a conçu un tableau comparatif ? Il doit expliquer sa démarche. Il a effectué des recherches sur internet : il doit garder des copies d’écran. Il a adressé un mail à votre fournisseur américain : il doit le présenter au jury. Aidez-le dans le rythme de sa présentation de documents. Trop souvent, les documents sont remis au jury à une cadence telle qu’il peut difficilement les consulter.

Surtout, veillez à lui faire utiliser les logiciels de bureautique tous les jours. S’il ne sait pas faire, guidez-le et proposez-lui de recommencer plusieurs fois l’exercice. Publipostage, tri d’une base de données, somme ou pourcentage dans Excel…, une fois face au jury d’examen, il devra savoir utiliser les fonctionnalités demandées sans tâtonner.

Vous l’avez compris, accueillir un étudiant en entreprise est une sacrée responsabilité ! Mais quelle satisfaction quand il appellera dans quelques mois pour vous annoncer qu’il a décroché un 20 à son épreuve E6.

Maintenant… à mon tour de suivre ces bons conseils. En 2017, je prends un stagiaire !
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Florence Zalucki Votre Assistante PréféréeFlorence Zalucki, Votre Assistante Préférée !
By Activ’Assistante

Secrétaire indépendante depuis 7 ans, Florence Zalucki gère les missions administratives de TPE, PME, artisans et parfois, de grands comptes surchargés de travail. Sa spécialité ? La rédaction de comptes-rendus de réunion. Elle passe beaucoup de temps (peut-être même trop ! dit-elle en riant) sur Internet pour organiser une veille active sur son métier et alimenter son blog professionnel et sa page Facebook, dénicher de bonnes trouvailles, les meilleurs conseils ou des astuces pratiques pour la vie de tous les jours

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