Newsletter interne, ou comment rater son objectif en beauté

Vous devez mettre en place une newsletter interne ? Parce qu’un échec est toujours formateur, découvrez, avec Élisa B., assistante de communication, comment rater un objectif professionnel qui partait pourtant bien.

Et si on faisait une newsletter interne ?

« L’idée, lancée lors d’une réunion il y a quelques mois, me séduit immédiatement. Après avoir remplacé notre Lettre d’information imprimée par un PDF diffusé par mail, son taux de lecture est proche de zéro.

Et si on faisait une Newsletter interne ? Avec plaisir ! »

De l’idée, à l’objectif fixé

« Sans surprise dans une structure très organisée, je signe deux mois plus tard une fiche d’objectif.

Pour m’aider, une réunion de travail est proposée. Le jour “J”, on parle, on parle… mais « comme d’habitude », je vais devoir composer avec les moyens du bord (Publisher et Outlook), suivre de vagues consignes et accepter la mission sans qu’elle soit budgétée.

Pour lancer le projet Newsletter en solo, j’analyse la problèmatique « “Qui” à “Qui”, “Quoi”, “Quand”, “Comment” », puis j’évoque le sujet avec mon responsable : “OK, je te fais confiance, on verra les points au fait à fait. Tu peux commencer”.

D’emblée, la problématique « Qui » à « Qui » m’entraîne sur une pente glissante. La recherche des futurs rédacteurs me ralentit, froisse les égos et la création de la liste de distribution suscite de nombreuses critiques : “Oui, mais vois-tu…”, “Il faudrait…”, “Peut-être que…”, “Pourquoi lui…”. Ça n’en finit plus. Un responsable devrait trancher et imposer des règles. Mais le N+1 de mon N+1 ajoute son grain de sel. Je dois “faire au mieux”. On ne « tranche » pas, on « fait avec ».

« Quoi » devient vite un casse-tête ! Une bataille sur la pertinence des sujets proposés fait rage entre les managers. En résumé, chacun estime que les informations en provenance de son service sont prioritaires. Une fois un article créé, une autre lutte démarre : celle de la validation, de la contre-validation et les échanges plus ou moins constructifs et productifs (j’ai, en mémoire, une bataille rangée autour d’une virgule ajoutée puis ôtée au gré des relecteurs). L’article est enfin prêt ? L’information est obsolète ! Il faudrait créer un planning éditorial, fixer des rubriques, des priorités et des règles de rédaction… Mon responsable m’invite à composer avec chacun. Chacun m’impose ses règles.

Bilan intermédiaire : le PDF de la Lettre d’information est toujours diffusé par mail, les sujets sont découverts lors des réunions ou passent aux oubliettes. Petite amélioration cependant, mon manager a ajouté une image (JPG) dans le corps des mails. L’effet est peu attractif, le texte illisible et la recherche par mots clés impossible via Outlook (puisqu’il s’agit d’un visuel). Mais il espère ainsi favoriser la lecture de la Lettre d’information.

« Quand » me donne des maux de tête. Au départ, je disposais de trois mois pour mettre en place la newsletter. Un an plus tard, la première ébauche est toujours sur mon PC. Elle est prête, la structure validée, mais… c’est une newsletter sans liens hypertextes !

« Comment »… la question à laquelle personne ne sait (ou n’a voulu) répondre ! Si une Lettre d’information accueille plusieurs courts articles, une newsletter a pour vocation de dévoiler une série de billets non développés. Chacun est introduit par un titre, une courte description et un lien hypertexte. Une fois le texte complet affiché sur le web, il est interactif… (liens vers d’autres pages, etc.). C’est tout l’intérêt d’une newsletter. Dans « notre cas », où dois-je déposer les articles pour obtenir les URL d’ouverture ? Sur le serveur interne ? Impossible à cause des droits d’accès… Sur le serveur intranet ? Ce n’est pas prévu. Les articles sont prêts, mais la mention “Lire la suite” est une coquille vide. Pourtant, je pose la question depuis un an.

Bilan final : le PDF de la Lettre d’information est toujours diffusé par mail…

Tu n’as pas atteint ton objectif !

“Fin janvier, je reçois par mail ma fiche d’objectif Mettre en place une newsletter interne. Sans surprise, la case ‘objectif non atteint’ est cochée. À moi de démontrer, de manière factuelle et sans dénigrer quiconque, les raisons pour lesquelles JE n’ai pas été en mesure de mettre en place ce projet.

Avec humour et un brin d’humeur je ne peux exposer la vérité : ‘Tout est prêt, mais personne n’est prêt »!

Sans m’embourber dans l’affect, je rembobine le fil de l’histoire pour revenir aux sources, détailler chaque point et préciser que « tout est prêt, à un détail près »… Qui s’en charge ?

Propos recueillis par Gabrielle Louis, merci à Élisa B.