Liste déroulante sous Excel offline et online

Sans liste déroulante associée à des cellules, toute erreur de saisie dans une base de données peut vous ralentir. Filtre, tri et rapport de tableau croisé dynamiques sont alors compromis. Comment sécuriser la saisie en amont sous Excel 2019, 2016, 2013, 2010 et Excel Online Office 365 ?

Liste déroulante : cerner la problématique

Sous Excel, une liste (ou base) de données est un tableau accueillant des informations de mêmes natures réparties dans des colonnes.

  • Une Liste de données (ou Base de données) accueille des informations réparties dans plusieurs colonnes.
  • Chaque titre de Colonne s’appelle un champ.
  • Chaque Ligne d’une Liste de données est appelée un Enregistrement (dont les contenus sont saisis dans les cellules situées sous les Champs de Colonnes).

Dans une Liste de données, les informations saisies dans une colonne peuvent être triées, filtrées et/ou analysées. Quand une donnée de même nature est saisie, elle doit l’être de façon uniforme.

Liste deroulante choix

Exemple : la ville de Saint-Etienne doit toujours s’écrire Saint-Etienne. Si Excel rencontrer Saint Etienne, St-Etienne, ST-Etienne, St Etienne et/ou ST Etienne, il « comprend » qu’il s’agit de 6 villes différentes. D’où l’intérêt d’associer les cellules de destinations à une liste déroulante de choix pour sécuriser la saisie.

Créer une liste déroulante sous Excel 2019, 2016, 2013, 2010

  • Ouvrir le Classeur contenant votre Liste de données.
  • Ajouter une Feuille au classeur et la nommer « Paramètres».
  • Saisir votre liste de choix (par exemple : une liste de villes, de produits, de références, etc.)
  • Activer la Feuille contenant votre Liste de données.
  • Sélectionner les Cellules de destination (c’est-à-dire, les cellules qui vont être reliées à votre liste de choix).
  • Activer, sur le Ruban, l’onglet Données.
  • Repérer le groupe Outils de données.
  • Cliquer sur l’icône Validation des données, puis sur l’option Validation des données.

liste deroulante excel validation des donnees

  • Activer, dans la Boîte de dialogue Validation des données l’onglet Options.
  • Cliquer sur la flèche de la zone Autoriser et cliquer sur Liste.
  • Cliquer dans la zone Source et sélectionner, sur votre feuille « Paramètres», la liste de choix précédemment créée.

liste deroulante excel validation des donnees office

  • Cliquer sur OK.
  • Tester les Cellules de destination : les villes sont visibles en activant la flèche de choix située dans l’angle de chaque cellule reliée à votre liste de choix.

Créer une liste déroulante sous Excel Online (Office 365)

  • Ouvrir le Classeur contenant votre Liste de données.
  • Ajouter une Feuille au classeur et la nommer « Paramètres».
  • Saisir votre liste de choix (par exemple : une liste de villes, de produits, de références, etc.)
  • Activer la Feuille contenant votre Liste de données.
  • Sélectionner les Cellules de destination (c’est-à-dire, les cellules qui vont être reliées à votre liste de choix).
  • Activer, sur le Ruban, l’onglet Données.
  • Repérer le groupe Outils de données.
  • Cliquer sur l’icône Validation des données, la Boîte de dialogue Validation des données s’affiche, l’onglet Paramètres est actif.
  • Cliquer sur la flèche de la zone Autoriser et cliquer sur Liste.
  • Cliquer dans la zone Source et sélectionner, sur votre feuille « Paramètres», la liste de choix précédemment créée.
  • Cliquer sur OK.
  • Tester les Cellules de destination : les éléments sont visibles en activant la flèche de choix située dans l’angle de chaque cellule reliée à votre liste de choix.