NIR : trouver ou vérifier la clé avec Excel ou sans

La codification d’un numéro de sécurité sociale, ou NIR, répond à des critères très précis. Pourquoi et comment vérifier cette clé avec Excel ou sans ?

NIR : chaque nombre dévoile une information

En France, toute personne est associée à un NIR (Numéro d’Inscription au Répertoire). Il en va de même, et sous certaines conditions, lorsqu’une personne étrangère travaille pour une entité française.

Quand on lit un NIR, chaque nombre révèle des données très personnelles… et tous les NIR sont uniques.

  • Homme ou femme : 1 ou 2
  • Année de naissance : réduite aux deux derniers chiffres (1983 = 83)
  • Mois de naissance : de 01 (janvier) à 12 (décembre)
  • Département ou pays de naissance : 01 à 95 pour la métropole, 2A et 2B pour la Corse (pour les personnes nées en Corse après le 1er janvier 1976), 970 à 989 pour les départements d’Outre-mer, et 99 pour un pays étranger
  • Code INSEE de la ville ou du pays : ex. 54 pour la Meurthe-et-Moselle*, numéro du pays**
  • Ordre de l’acte de naissance dans la commune et dans le mois. Au cas où le nombre de naissances dépasse 999 pour une commune et un mois donné, un « code commune extension » est utilisé pour garantir l’unicité du NIR***.
  • Clé : calculée à l’aide de la formule 97 – modulo97 (des 13 premiers chiffres du NIR)

composition nir

NIR et RGPD : qui peut détenir cette information et dans quel but ?

Unique, le numéro de sécurité sociale (ou code NIR) identifie une personne de manière très précise. Sa collecte par une entité publique ou privée est donc strictement encadrée par la Loi.

Dès lors, vous devez être autorisé.e par un texte juridique spécifique avant de le saisir dans un fichier informatique, dans un logiciel connecté au web ou non, ou dans un dossier papier.

Dans tous les cas, la collecte du NIR est spécifiée dans le RGPD (registre général des données personnelles) de votre entité et les finalités d’utilisation sont incontestables.

Exemples d’utilisation les plus classiques rappelés par la CNIL : pour le traitement de la paie et le calcul des cotisations versées aux organismes de protection sociale, dans le cadre des échanges avec des professionnels de santé…

Comment calculer (ou vérifier) la clé NIR ?

Si la plupart des applications professionnelles possèdent un programme de vérification des codes NIR, d’autres méthodes sont possibles. Chacune des méthodes vous indique la clé.

>>Calculer la clé NIR sans appli, ni Excel

  • Afficher la calculatrice Windows et la régler en mode Scientifique (1)
  • Saisir tous les chiffres composant le NIR à vérifier (sans la clé) : ex. 1 87 07 92 075 563
  • Cliquer sur la touche Diviser (2), puis sur la touche MOD (3)
  • Saisir le diviseur 97
  • Cliquer sur le signe Égal. Le reste de la division s’affiche (ex. 89). (4).
  • Appuyer sur la touche +/- pour afficher -89
  • Cliquer sur la touche Plus
  • Saisir 97 puis appuyer sur la touche Égal. La clé s’affiche (ex. 8).

utiliser la touche MOD sur une calculatrice

>>Vérifier la cohérence d’une clé en ligne

Pour vérifier une clé NIR sur le net, utilisez le calculateur disponible sur « comment calculer » . Info pratique : la clé s’affiche sans appuyer sur le bouton OK… et l’outil proposé n’adresse pas vos données à un serveur distant.

Verifier coherence cle NIR en ligne

>>Vérifier des numéros de Sécurité sociale sous Excel (formule simple)

Sous Excel, plusieurs formules sont possibles.

La plus simple utilise la formule =97-MOD(nombre;diviseur).

  • MOB est la formule qui renvoie le reste d’une division (c’est-à-dire, les chiffres situés après la virgule).
  • Nombre représente la cellule qui accueille les 13 chiffres du NIR.
  • Diviseur correspond au nombre 97.

Associée à un format Spécial de type 00 (pour ajouter un 0 devant les nombres de 1 à 9), elle renvoie la clé du NIR sauf ceux de la Corse (2A et 2B).

calculer cle NIR avec formule simple probleme 2A et 2B Corse

Pour les personnes nées en Corse, il faut en amont et dans la cellule contenant le NIR, remplacer 2A par 19 et 2B par 18. Passé ce détail, la formule fonctionne.

MOD formule simple probleme 2A et 2B Corse SOLUTION mais mise en garde

Prudence toutefois si le NIR est relié à d’autres cellules dans la feuille, le classeur actif ou un autre classeur ! Dans le fichier test, le code INSEE (colonne G) est relié au NIR (colonne I), et la ville de naissance (colonne H) résulte d’une RECHERCHEV liée à G et à un classeur externe*. De ce fait, 2A004 renvoie AJACCIO, mais 19004 correspond à ALBUSSAC**.

Pour éviter ce problème, découvrez ci-après la formule qui corrige 2A et 2B sans changer le code NIR. Donc, sans impacter les autres formules du fichier*****.

>>Vérifier une série de codes NIR sous Excel (formule imbriquée)

Une deuxième formule, plus complexe et proposée sur assiste.com, aboutit au même résultat SANS corriger les numéros de Sécurité sociale initiaux. 2A et 2B sont alors remplacés par 19 et 18 dans la formule et non dans la cellule initiale****.

=TEXTE(97-MOD((MOD(CNUM(STXT((SUBSTITUE
(SUBSTITUE(I2;“2B”;“18”;1);“2A”;“19”;1));1;7));97)*27)
+(MOD(CNUM(STXT((SUBSTITUE
(SUBSTITUE(I2;“2B”;“18”;1);“2A”;“19”;1));8;6));97));97); »00″)

calcul cle NIR avec excel - formule avec Corse 2A et 2B

Une clé est fausse ?

  • Vérifiez en premier lieu votre saisie… (sexe, année et mois de naissance)
  • Demandez au titulaire du code NIR, son département de naissance et sa ville puis reportez-vous au tableau publié par l’ODS. Le duo « département » « ville » renvoie vers une ville unique. S’il s’agit d’une personne née à l’étranger, le code du pays se trouve sur le site de l’INSEE.
  • Vérifiez (ou faites vérifier par la personne concernée), le numéro inscrit sur sa Carte Vitale. À défaut, invitez-la à demander un extrait d’acte de naissance.

Pour en savoir plus les erreurs liées à un NIR, consultez la base de connaissances de net-entreprises.


* Pour vérifier la cohérence entre le code du département et le code de la ville, consultez la table de l’ODS, elle centralise tous les départements français et les villes.

**Codification des pays et territoires étrangers : consultez la table publiée par l’INSEE.

***Compte tenu des aménagements possibles pour certains nombres, l’INSEE recommande ne pas utiliser les codes NIR pour en déduire les caractéristiques des personnes. Le NIR doit rester un identifiant unique.

****2A et 2B sont bien remplacés par 19 et 18 dans cette formule.

****Pour toute utilisation dans l'un de vos classeurs, adaptez la cellule de référence à celle qui accueille votre NIR, et mentionnez l'auteur de la formule assiste.com (plus le lien vers le site, merci)