Optimiser la gestion des MICE et des déplacements, c’est possible !

Gestion et maîtrise des coûts, lieux à privilégier en fonction de critères précis, comment optimiser l’organisation et le suivi des voyages d’affaires et séminaires de votre société ?

À plusieurs reprises, invitations et save the date vous ont présenté les futurs salons Meedex (International et France) et le Market Place des déplacements professionnels.

À un mois de l’événement qui se déroulera au Carrousel du Louvre, l’heure est venue de programmer votre voyage à Paris les 3 et 4 avril 2013 si ce n’est déjà fait !

Une tendance, et trois salons à visiter

Si dans les grandes entreprises, l’organisation des voyages et déplacements est confiée à un Travel manager, nombre d’entre vous s’impliquent aujourd’hui dans le traitement de ces dossiers. Mais quand certains jouent un rôle de relais de l’information ou de l’application d’une politique de voyages, d’autres peuvent aller jusqu’à des prises de décisions.

Pour simplifier la gestion des voyages, séminaires, incentives, meetings et conférences, les professionnels du secteur se réuniront au Carrousel du Louvre à Paris les 3 et 4 avril autour de Meedex International, Meedex France et le Market Place des déplacements professionnels.

Trois salons en un, est-ce une bonne idée ? Tout à fait ! C’est l’opportunité rêvée pour recueillir trois fois plus d’informations qu’à l’ordinaire ! Attention, petite subtilité, le Meedex France, est un workshop. Dans cet espace, les exposants reçoivent, sur rendez-vous et autour d’une table privée, les visiteurs qui ont formulé le souhait de les rencontrer lors de leur inscription. Les rendez-vous durent vingt minutes et les derniers se terminent vers 16 h. Ensuite, le Meedex France s’ouvre au public professionnel en accès « libre ».

Réduire les coûts, oui. Mais pas à n’importe quel prix !

Si, depuis la Crise économique, les politiques de voyages des entreprises visent à compresser les coûts (politique du « best buy »), les assistantes et assistants placés au cœur des organisations suivent un raisonnement quelque peu différent. Réduire les coûts, oui ; mais pas à n’importe quel prix ! Entendez par là, pas au détriment de la sécurité des voyageurs et des hommes clés ; et surtout pas en imposant un trajet d’une durée inconcevable en classe économique à un collaborateur mesurant 1 m 85 et qui sera amené, dès sa descente d’avion, à enchaîner rendez-vous sur rendez-vous !

Pour cerner les enjeux en lice, le Market Place des déplacements professionnels est LE lieu où vous pourrez rencontrer des exposants spécialisés dans les transports, les cartes et moyens de paiement, les compagnies d’assurances et sociétés d’assistance. Mais vous pourrez également y suivre des conférences, assister à des tables rondes et des débats ou découvrir de nouvelles solutions technologiques on line (comme les applications pour Smartphones).

Autres objectifs, autres salons pour relever les défis liés à l’organisation des MICE (Meetings, Incentives, Conferences and exhibitions) : comment réunir les équipes en un endroit stratégique et à coûts raisonnés ? Selon une enquête conduite par Coach Omnium en décembre dernier, un quart des entreprises françaises organisent des réunions en dehors de l’hexagone, car il est parfois plus rapide et moins onéreux de se rendre à l’étranger proche que de traverser la France… Vous trouverez, au Meedex France et au Meedex International, les informations nécessaires à la conduite de vos projets d’organisation de voyages. Dans l’idéal, et pour Meedex International, invitez votre responsable à vous accompagner. Vos visions complémentaires vous permettront de cerner les besoins transversaux et approcher les professionnels susceptibles d’y répondre.

Comment aller à l’essentiel ? En fonction de vos attentes, repérez sur les sites officiels des salons les noms des professionnels participants et les conférences auxquelles vous pourriez assister les 3 et 4 avril 2013 puis retirez vos badges. Mais attention il s’agit de salons professionnels soumis à des conditions d’accès rigoureuses. Si votre directeur ou l’un de vos managers souhaitent se rendre au Meedex France (avec ou sans vous), il est indispensable de l’inscrire sur le site www.meedex.fr (suivre le lien Demander votre badge) et de l’inviter à choisir les exposants qu’il souhaite rencontrer.

Votre triple visite au Carrousel du Louvre le 3 avril prochain !

Besoin d’un guide pour préparer votre visite ? Emboîtez les pas d’un(e) Activ’Assistant(e)qui pourrait bien vous ressembler ce jour-là…

  • 9 h : j’arrive au Carrousel du Louvre. Cadre magnifique et très simple d’accès : un salon au centre de Paris !
  • 9 h 30 : au Meedex International, j’ai rendez-vous à l’Office du Tourisme espagnol, car je dois organiser une convention en Espagne, où nous venons de racheter une société.
  • 10 h 30 : en appréciant un excellent café, je rencontre Camille, l’assistante du Directeur commercial. Je l’accompagne au Meedex France. Elle doit rencontrer un exposant à 10 h 45. En vingt minutes, elle va pouvoir découvrir les lieux susceptibles d’accueillir, en France, les prochaines réunions de leurs commerciaux italiens. Son dossier, établi avec son manager est prêt, elle doit veiller à répondre à toutes les questions qu’ils se posent l’un et l’autre.
  • 11 h : arrivée au Market Place des déplacements professionnels. Les derniers sondages menés auprès de nos voyageurs d’affaires ont souligné leurs attentes en matière de sécurité et responsabilités lorsqu’ils se déplacent dans des zones dites sensibles, ou lors des transits. Je vais me rapprocher des fournisseurs qui pourraient me conseiller sur ces sujets.
  • 11 h 30 – 12 h 30 : j’assiste à la conférence « Mise en place d’une politique voyages dans l’entreprise ».
  • 12 h 30 : je marque un arrêt sur le stand Réunir et ses partenaires Châteaux & Hôtels Collection, Kunsidi, Riem Becker et Activ’Assistante dont je rencontre l’équipe… et je picore quelques canapés.
  • 13 h : longue visite au Market Place, heureusement, de stand en stand, je trouve une foule de solutions économiques qui vont me simplifier la vie.
  • 16 h – 17 h : j’assiste à la conférence « Travailler et négocier avec les fournisseurs de voyages et les TMC ».
  • 17 h 15 : j’ai tout juste le temps de me désaltérer avant de reprendre le chemin du bureau. Demain, je passe à l’action ! Quand on manque de temps, pouvoir trouver en un même lieu et le même jour des informations clés pour organiser un événement ou des déplacements, quelle aubaine !