Optimisez le suivi de vos différentes missions grâce à OneNote

Dans le cadre de vos missions, vous gérez de front plusieurs dossiers importants. Chacun exige un suivi particulier et les documents s’ajoutent au fil du temps. Tout regrouper dans des « dossiers » sur votre PC ? Impensable ! Et surtout, inconfortable. Découvrez comment optimiser votre temps et avoir accès à vos données sur votre PC ou en accès à distance.

#Phase1, imaginez un « trieur de documents »

Quel que soit votre âge, et pour les avoir utilisés au bureau ou lors de vos études, vous connaissez le principe d’un trieur de documents. Un trieur de cinq à douze onglets (un par mission ou sujet), des feuilles que vous glissez au fil du temps dans chaque « onglet ». Le moment venu vous sortez les documents et vous passez à l ‘action.

A l’heure du digital, le trieur papier est le paroxysme d’une gestion du temps bancale

Avantages : tous les éléments importants sont stockés au même endroit. Pratique pour les faibles volumes.

Inconvénients : l’objectif « zéro papier » de votre société prend du plomb dans l’aile car vous devez même (et surtout) imprimer les mails (et les pièces jointes !)… Parfois, le trieur « déborde » et vous devez créer des pochettes thématiques. Cerise sur le gâteau, la mutualisation des données est quasi impossible. Pire, la consultation à distance est exclue. À l’heure du digital, on atteint ici le paroxysme d’une gestion du temps bancale !

#Phase2, entrez dans l’ère du « tri virtuel »

Vous travaillez avec une suite Microsoft Pack Office (version PC ou en ligne) ? Vous disposez d’un outil dont vous ignorez, peut-être, toute la puissance : OneNote !

Simple à utiliser, OneNote est un trieur digital de documents. Il peut, au choix, être utilisé en solo ou partagé (dans ce cas, le partage sera possible avec SharePoint, Dropbox, Drive, OneDrive ou tout espace sécurisé validé par la DSI de votre société).

Votre dossier OneNote peut contenir plusieurs Sections (onglets thématiques) et chaque Section thématique peut accueillir des Pages et des Sous-pages.

Chaque Page et/ou Sous-page peut accueillir vos notes (prise direct sans sauvegarde car elle est automatique), des liens hypertextes (pour accéder à des informations en ligne ou sur votre serveur), et des documents (fichier Excel, document Word, présentation PowerPoint, message Outlook…). Chaque Page (ex. celle d’une réunion) peut être envoyée par Courrier électronique à tout moment (ex. avant, pendant ou après la réunion en question).

En résumé, comme avec un trieur de documents classique vous disposez d’un espace de classement qui permet de ranger, par thématique, des documents.

#Phase3, préparez votre dossier OneNote

Activez OneNote. Par défaut, un bloc-notes s’affiche. Activez l’onglet FICHIER (du ruban), cliquez sur Nouveau puis choisissez un lieu de stockage (ex. Ordinateur). Attention, le nom sera « définitif ». Choisissez-le bien. En revanche, un dossier non partagé à sa création pourra l’être par la suite.

Votre bloc-notes vierge est visible à l’écran. Vous pouvez ajouter des sections (clic sur les + que vous pouvez renommer). Pour ajouter une page, repérez le volet droit… Sous OneNote tout est intuitif et accessible en saisie directe et/ou par clic-droit !

Attention, lors de la création des Sections, anticipez le partage éventuel par section et/ou page. Parfois, une thématique similaire gagne à être scindée en sous-thématique (ex. une section par projet piloté).

Dans l’exemple ci-dessous, la première section (Mes activités) est un « sommaire ». Elle accueille les missions et un tableau contenant des informations clés. Elle peut contenir des pages (ex. : une par objectifs fixé) et/ou toutes informations sans lien direct avec les missions. C’est en quelque sorte un « un bloc-notes personnel ». Attention, s’il y a partage du dossier OneNotes ! Dans l’idéal, créez deux bloc-notes : un pro partagé et un pro-perso en accès privé.

OneNote_PrepaDossier

#Phase4 alimentez vos « pages »

S’il est possible de saisir directement vos données dans une page, vous pouvez organiser vos informations dans un tableau. C’est de loin l’option la plus pratique. Dans l’exemple ci-dessous, la première Page de la section Dépl.Pro accueille les éléments fixes : le budget (fichier Excel), les politiques de voyages (documents Word) et une note de cadrage reçue par mail (message Outlook).

Pour insérer un tableau : onglet INSERTION (du ruban) > groupe de commandes TABLEAUX > icône Tableau > sélection des cellules (lignes et colonnes).

Pour se déplacer dans le tableau : utiliser la touche [TAB] du clavier pour passer d’une cellule à l’autre. Pour ajouter une ligne, se placer dans la dernière cellule et appuyer sur la touche [Entrée] du clavier. Dans tout tableau, l’ongle contextuel DISPOSITION est visible sur le Ruban. L’activer et utiliser ses options (très intuitives).

Pour joindre un document (Word, Excel…) : ouvrir le Navigateur de documents > repérer le document > effectuer un cliqué-glissé > cliquer sur Joindre un fichier. Attention ! Le document insérer dans OneNote va avoir sa « propre vie ». C’est la solution idéale si le dossier OneNote est partagé : chacun accède au fichier sans avoir à se poser de question, il est toujours mis à jour. Par précaution, supprimer la version en doublon sur le serveur (ou la renommer en indiquant, par exemple : zzzbudget au xxx – version à jour sur OneNote)

OneNote page fiche pratique activ assistante

#Phase5 partagez vos notes

Lors de la création de votre bloc-notes, vous pouvez avoir opté pour une utilisation sur votre PC. Dans ce cas, vous pourrez partager à tout moment :

  • Une section : clic-droit sur la section, ex. CoDIR > Exporter… Dans ce cas, un doublon sera créé. La section contiendra : les notes, les fichiers, les pages et sous-pages. Cette solution est idéale pour sauvegarder, par exemple, toutes les notes d’un sujet à un instant « T » (ex. : à la fin d’un projet).
  • Une page: onglet ACCUEIL du ruban > groupe Courrier électronique > icône Envoyer la page par courrier électronique. Dans ce cas, le contenu de la page va s’afficher dans un message vierge et les documents liés vont s’ajouter en pièces jointes.
  • L’ensemble du bloc-notes: onglet FICHIER du ruban > menu Partager > choix de l’emplacement de partage (OneDrive, Dropbox, Drive, SharePoint…).

#Phase6 appréciez votre « ROI » (return of investment)

En adoptant OneNote, tous les documents liés à des actions et/ou prises de décisions sont centralisés dans un dossier unique, à consulter en solo ou à plusieurs. Finis les allers-retours et les recherches (parfois infructueuses) dans le Navigateur de documents et/ou Outlook. Tous les éléments sont centralisés au même endroit et vous êtes 100% efficace.

Les coups d’cœur des utilisateurs : la possibilité de glisser les messages Outlook importants dans les pages concernées ! La convivialité de l’outil : les pages peuvent être déplacées dans la même section ou vers une autre section. Comme dans un trieur « papier »…