Organiser le classement pour les autres et non pour soi

Mission mal aimée, le classement est souvent confié à une assistante à qui l’on demande l’impossible ou presque. Lorsqu’une GED est mise en place, les problèmes s’estompent d’eux-mêmes. Sinon, classer s’apparente à une mission sans fin où chacun ajoute son grain de sel et sa mauvaise foi, parfois.

Comment organiser le classement ? La question de Chantal L. via redaction@activassistante.com

« Rattachée à une direction qui chapeaute trois services, je dois mettre à la disposition de tous les acteurs un système de classement papier et électronique efficace. Dois-je décliner les dossiers par thématiques ou les numéroter ? Classer les informations dans chacun des services ou un seul ? Et dans tous les cas, comment simplifier la mise à jour des contenus et optimiser les recherches dans tous les lieux de stockage physiques et virtuels ?

Zoom sur la problématique rencontrée par Chantal

Trois services, de nombreux acteurs, un classement à rendre accessible à tous… Quelle que soit la configuration de l’entreprise, il paraît :

– difficile d’imaginer des allées et venues pour consulter une information en un lieu unique ;

– et compliqué, voire contre-productif, de dupliquer les dossiers dans trois lieux distincts.

Dès lors, un classement mixte (physique et électronique) s’impose de lui-même.

Si l’entreprise de Chantal sauvegarde les données dans le Cloud, le classement électronique pourra se faire sous OneDrive ou SharePoint, sous Drive (G Suite de Google), sous Dropbox ou dans d’autres environnements sécurisés de sauvegarde. Quoi qu’il en soit, les mots d’ordre sont les mêmes : organisation et rigueur.

Dans l’idéal, le classement sera dit « en miroir » !

Ainsi, on trouvera les mêmes noms et numéros de dossiers de part et d’autre, ainsi que les mêmes documents classés à chaque endroit (sauf exception clairement identifiée, comme, par exemple, un catalogue de produits de 200 pages uniquement conservé en version papier).

Dossier classer documents entreprise v1_s

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