Outlook et Word : écrivez 10 fois plus vite !

100 % pratique, la fonction Correction automatique du Pack Office Microsoft associe une abréviation à un mot ou à une phrase sous Outlook ou Word. Une astuce indispensable à mettre en place tout de suite pour écrire plus vite, gagner de précieuses minutes et éviter, au passage, fautes et coquilles !

Ecrire plus vite ? Découvrez le secret d’une fonction bien cachée !

>>> Le principe

Une abréviation saisie au clavier affiche le mot ou le groupe de mots auquel elle est associée. Par exemple : le mot clé fête* est associé à la phrase : « Tous les membres de l’équipe Activ’Assistante vous souhaitent de belles fêtes de fin d’année » (l’étoile collée à la fin du mot clé permet d’utiliser un terme classique sans mémoriser une abréviation complexe).

>>> Quand l’utiliser ?

Toutes les fois où la saisie est fréquente. Et, par extension, pour automatiser la saisie de tous les mots courants (cpt pour cependant, ttf pour toutefois, ets pour entreprise) ou les mots techniques très complexes à écrire.

>>> Le piège à éviter

Utiliser les abréviations similaires à un mot réel (exemple : ET pour Etienne Thiery, SALUT pour Sincères salutations)… L’astuce : placer un symbole (exemple l’étoile * après la dernière lettre du mot clé : ET*, salut*…).


Atteindre la boîte de dialogue Correction automatique (étape 1)

>>> Sous Outlook 2007, 2010, 2013 et 2016

  • Cliquer sur la flèche de choix située au bout de la Barre d’outils Accès rapide.
  • Cliquer sur l’option Autres commandes. La boîte de dialogue Options d’Outlook s’affiche.
  • Cliquer, dans le volet gauche, sur Courrier
  • Cliquer, dans la zone Composition des messages, sur le bouton Orthographe et correction automatique. La boîte de dialogue Options de l’éditeur s’affiche.
  • Maintenir, dans le volet gauche, la sélection de l’option Vérification
  • Cliquer, dans la zone Options de correction automatique, sur le bouton éponyme. La boîte de dialogue Correction automatique : Français (France) s’affiche.

>>> Sous Word 2007, 2010, 2013 et 2016

  • Cliquer sur la flèche de choix située au bout de la Barre d’outils Accès rapide
  • Cliquer sur l’option Autres commandes. La boîte de dialogue Options Word s’affiche.
  • Cliquer, dans le volet gauche, sur l’option Vérification
  • Cliquer, dans la zone Options de correction automatique, sur le bouton éponyme. La boîte de dialogue Correction automatique : Français (France) s’affiche.

Paramétrer l’insertion automatique (étape 2)

  • Saisir, dans la zone Remplacer, le code souhaité (ex. : SAL).
  • Saisir, dans la zone Par, le mot entier ou le groupe de mots (ex. : Veuillez recevoir nos sincères salutations.).
  • Cliquer sur le bouton Ajouter.
  • Fermer les boîtes de dialogue en cliquant sur les boutons OK.
  • Ajouter, une à une, toutes les abréviations de votre choix (sans oublier de cliquer sur le bouton Ajouter à chaque fois).

Insertion automatique

>>>Astuce complémentaire

Pour accélérer la création de votre bibliothèque d’abréviations : sélectionner des mots ou groupes de mots pré-saisis sous Outlook ou Word avant d’activer la boîte de dialogue Correction automatique.

Dans ce cas la zone Par sera pré remplie et vous saisirez juste la zone Remplacer.


Utiliser / Désactiver une insertion automatique

Saisir le code dans un message ou un document (ex. : sal) et appuyer sur la barre d’espacement : le groupe de mots s’affiche (ici : Veuillez recevoir nos sincères salutations).

Pour désactiver momentanément une abréviation : saisir le code (ex. : CAF), les termes associés s’affichent (ex. : Caisse Nationale d’allocations familiales), cliquer sur l’icône Annuler frappe (sur la barre d’outil Accès rapide), le sigle CAF s’affiche.


Remerciements à Baya H. – Paris (16e)