Pack Office et e-mailing : vos messages par milliers en trois étapes

Faut-il être un pro du publipostage pour réussir un e-mailing ? Est-il nécessaire de faire appel à une assistante expérimentée pour ajouter des conditions et restrictions ? Avec Excel, Word et Outlook, adressez un courriel personnalisé à une multitude de contacts en quelques clics. Chacun recevra le sien, sans se douter qu’il s’agit d’un envoi groupé.


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Rédiger votre courriel type sous Word (étape 1)

Avant de créer votre liste de contacts (également appelée Base de données), rédiger votre message type pour identifier toutes les données variables à collecter sous Excel (éléments à caractère unique soulignés dans l’exemple ci-dessous). Sauvegarder votre courriel type sous Word.

Exemple : Formule d’appel, très touché par vos vœux et votre délicat message, je vous remercie de tout cœur. Recevez, en retour, mes souhaits personnels de bonne santé, prospérité et bonheur pour l’année à venir. En attendant le plaisir de vous saluer de vive voix, je vous souhaite d’excellentes journées. Bien sincèrement, Paul Duval.

1-Emailing excel word outlook courriel type word


Créer, sous Excel, votre liste de contacts (étape 2)

Sous Excel, ouvrir une feuille vierge et copier-coller les adresses mails de vos contacts puis ajouter, dans des colonnes spécifiques, vos  données variables. Sauvegarder et fermer votre liste de contacts.

Exemple de variables : une formule d’appel, un participe passé accordé en genre avec le contact, un horaire spécifique à des catégories de personne (25 % de remise si ancienneté client >=un an, 35 % si >= 2 ans, etc.).

2-Emailing excel word outlook liste de contacts

Bon à savoir : vous pouvez également utiliser une base de données existante, importer des contacts depuis Outlook ou tout autre logiciel. Bien vérifier, cependant, la présence (ou non) des variables indispensables et mettre à jour le fichier si nécessaire.


Utiliser la fonction Publipostage de Word (étape 3)

  • Afficher, sous Word, votre courriel type (étape 1). Enregistrer votre courriel sous un autre nom (exemple : remerciements vœux).
  • Activer, sur le ruban, l’onglet Publipostage. Observer le ruban, les icônes vont être utilisées dans l’ordre de lecture naturelle (c’est-à-dire : de la gauche vers la droite).
  • Cliquer sur la flèche de choix de l’icône Démarrer la fusion et le publipostage, puis sur l’option Messages électroniques. La mise en forme de la page se modifie (format courriel).
  • Cliquer sur l’icône Sélection des destinataires puis sur l’option Utiliser la liste existante. Rechercher le fichier créé lors de l’étape 2 puis l’ouvrir.
  • Sélectionner, dans le courriel, l’emplacement d’une variable (1), clique sur l’icône Insérer un champ de fusion (2) puis sur le champ présent dans le fichier Excel, ici Formule_d’appel (3).

3-Emailing excel word outlook ajout champ

  • Cliquer sur l’icône Aperçu des résultats (4) puis utiliser le navigateur d’affichage des résultats pour vérifier tous les courriels (5).

4-Emailing excel word outlook apercu résultats_

  • Cliquer sur l’icône Terminer & Fusionner (6) puis sur l’option Envoyer des messages électroniques (7). Paramétrer les options des messages (8 et 9) et procéder à un test (10 et 11) sur une ligne (votre adresse mail ?). Ensuite, procéder à l’envoi de tous les courriels (6 à 11).

5-Emailing excel word outlook envoi

Attention, si votre logiciel de messagerie adresse les courriels en direct, ils partiront dans l’instant. Sinon, ils seront dirigés vers la boîte d’envoi dans l’attente du prochain clic sur l’icône Envoyer/Recevoir d’Outlook.