Paramétrer vos messages d’absence sous Outlook et/ou Gmail

Allergique aux courriels d’absence minimalistes, vous souhaitez en savoir plus sur le paramétrage des messages automatiques et les différentes fonctionnalités proposées ? Prêt(e) ? GO !


Activ’Formation | Outlook | Message absence | Initié(e)**


Paramétrer des messages d’absence sous Outlook et utiliser les fonctions avancées

Attention  : un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire. Cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les comptes de messagerie POP3 ou IMAP.

>>>Activer une réponse automatique (Outlook 2013 et/ou 2010 & Exchange Server)

  • Cliquer sur l’onglet Fichier puis sur Réponses automatiques.
  • Sélectionner l’option Envoyer des réponses automatiques.
  • Activer, si vous le souhaitez, la case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, les réponses automatiques seront envoyées jusqu’à la désactivation manuelle de la case à cocher Ne pas envoyer de réponse automatique.

Sous l’onglet Au sein de mon organisation, saisissez la réponse à adresser à vos contacts lors de vos absences du bureau.

Sous l’onglet En dehors de mon organisation, activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis précisez si vous souhaitez envoyer vos réponses à Mes contacts uniquement ou à Toute personne étrangère à ma société.

>>>Rediriger les messages (ou certains messages) vers une autre boîte de réception

Vous ne consulterez pas vos messages électroniques lors de vos absences du bureau ? Utilisez les règles de Réponses automatiques pour gérer automatiquement les messages reçus en choisissant l’action adéquate dans Outlook.

Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages vers d’autres adresses de messagerie, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

  • Cliquer sur l’onglet Fichier.
  • Cliquer sur Réponses automatiques.
  • Cliquer sur Règles, puis sur Ajouter une règle.
  • Spécifier, sous l’option Lorsqu’un message répondant aux critères suivants arrive, les conditions à appliquer.

Pour préciser plus de conditions, cliquer sur Avancé, entrer ou sélectionner les options souhaitées, puis cliquer sur OK.

Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activer la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.

  • Sélectionner, sous Accomplir ces actions, les actions désirées (il est possible de choisir plus d’une option).
  • Cliquer sur OK et fermer les boîtes de dialogue successives.

Bon à savoir : la procédure précédente permet également de modifier les règles de réponses automatiques déjà actives.

>>>Désactiver une règle automatique

Pour désactiver les règles de réponses automatiques (ou les réactiver) : dans la boîte de dialogue Règles de réponse automatique, activez ou désactivez la case à cocher de la règle adéquate.


Paramétrer un message d’absence sous Gmail

Sous Gmail, seule la fonction « réponse automatique » est disponible. Mais elle est bien utile.

  • Cliquer sur l’icône Paramètres. L’onglet Général est actif.
  • Atteindre la zone Réponse automatique (à la fin de la page active).
  • Compléter le formulaire d’absence.
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

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