Pour ou contre les mails d’absence ?

S’il fut un temps où le délai de réponse aux mails était très rapide, aujourd’hui, la tendance s’inverse. Alors, faut-il se plier à la tradition des mails d’absence ? Ou bien est-il préférable de paramétrer sa messagerie pour transférer les messages à qui de droit sans alerter votre correspondant ? Après tout, seule une réponse utile est nécessaire.


En faveur du « contre » : 3 personnes sur 5 !

Invités par Qapa à se prononcer sur l’utilité des mails d’absence, les réponses montrent que même si la grande majorité des Français programme un message automatique d’absence, nombreux considèrent que cela ne sert pas à grand-chose.

>>Mails d’absence : 62% des Français sont convaincus de leur inutilité !

Cependant, 75% se plient à cette « tradition » dont 56% parce que leur société les y oblige.

Lorsqu’ils rédigent un mail d’absence, 57% renseignent la période d’absence et 34% signalent juste qu’ils sont absents. Plus étonnant, 28% précise la destination de vacances et 17% y ajoutent de l’humour.

Néanmoins, 78% des Français restent professionnels et 71% estiment qu’il est dangereux de communique sur son absence.

mails d'absence, six exemples à suivre ou à ne pas suivreMais, même quand les mails restent professionnels, certains sont « clairs comme de l’eau de roche »… et d’autres sont tout simplement incroyables (mais vrais) 😉

>>Paramétrage d’un mail d’absence : 32% demandent de l’aide

Pour paramétrer leur message d’absence, plus de 77% des femmes et 59% des hommes sollicitent l’aide d’une tierce personne pour paramétrer leur messagerie.


Comment diriger les messages reçus vers une autre adresse mails ?

Pour paramétrer des messages d’absence sous Outlook et utiliser les fonctions avancées, un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire. En outre, cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les comptes de messagerie POP3 ou IMAP. Passés ces « détails », découvrez les pas-à-pas.

>>Rediriger les messages (ou certains messages) vers une autre boîte de réception

Vous ne consulterez pas vos messages électroniques lors de vos absences du bureau et vous appréciez peu les mails d’absence ? Utilisez les règles de Réponses automatiques pour gérer automatiquement les messages reçus en choisissant l’action adéquate dans Outlook.

Vous pouvez par exemple créer des règles pour déplacer ou copier les messages vers d’autres adresses de messagerie, supprimer les messages, envoyer des réponses personnalisées, etc.

  • Cliquer sur l’onglet Fichier.
  • Cliquer sur Réponses automatiques.
  • Cliquer sur Règles, puis sur Ajouter une règle.
  • Spécifier, sous l’option Lorsqu’un message répondant aux critères suivants arrive, les conditions à appliquer.
  • Pour préciser plus de conditions, cliquer sur Avancé, entrer ou sélectionner les options souhaitées, puis cliquer sur OK.
  • Pour spécifier que cette règle doit être appliquée en dernier, activer la case à cocher Ne pas traiter les règles suivantes.
  • Sélectionner, sous Accomplir ces actions, les actions désirées (il est possible de choisir plus d’une option).
  • Cliquer sur OK et fermer les boîtes de dialogue successives.

Bon à savoir : la procédure précédente permet également de modifier les règles de réponses automatiques déjà actives.


Comment activer les messages d’absence ?

Pour paramétrer des messages d’absence sous Outlook et utiliser les fonctions avancées, un compte Microsoft Exchange Server est nécessaire. En outre, cette fonctionnalité ne fonctionne pas avec les comptes de messagerie POP3 ou IMAP. Passés ces « détails », découvrez les pas-à-pas.

>>Activer une réponse automatique (Outlook 2013 et/ou 2016 & Exchange Server)

  • Cliquer sur l’onglet FICHIER puis sur Réponses automatiques.
  • Sélectionner l’option Envoyer des réponses automatiques.
  • Activer, si vous le souhaitez, la case à cocher Envoyer uniquement pendant ce laps de temps pour planifier l’activation de vos réponses d’absence du bureau. Si vous ne spécifiez pas d’heures de début et de fin, les réponses automatiques seront envoyées jusqu’à la désactivation manuelle de la case à cocher Ne pas envoyer de réponse automatique.
  • Sous l’onglet Au sein de mon organisation, saisissez la réponse à adresser à vos contacts lors de vos absences du bureau.
  • Sous l’onglet En dehors de mon organisation, activez la case à cocher Envoyer une réponse automatique aux personnes étrangères à ma société, puis précisez si vous souhaitez adresser vos réponses à Mes contacts uniquement ou à Toute personne étrangère à ma société.

>>Désactiver une règle automatique

Pour désactiver les règles de réponses automatiques (ou les réactiver) : dans la boîte de dialogue Règles de réponse automatique, activez ou désactivez la case à cocher de la règle adéquate.

Paramétrer un message d’absence sous Gmail

  • Sous Gmail, seule la fonction « réponse automatique » est disponible. Mais elle est bien utile.
  • Cliquer sur l’icône Paramètres. L’onglet Général est actif.
  • Atteindre la zone Réponse automatique (à la fin de la page active).
  • Compléter le formulaire d’absence.
  • Cliquer sur le bouton Enregistrer les modifications.

*Méthodologie : Sondage réalisé entre le 24 et 27 juillet 2018 auprès de 4,5 millions de candidats sur Qapa.fr (commerçants, artisans, TPE, PME, grosses entreprises). Parmi ces candidats, 50% d’entre eux sont des non-cadres et 50% sont des cadres. Profils : 51% de femmes et 49% d’hommes. Les chiffres et statistiques représentent un état des lieux de l’emploi en France. Toutes les informations mises en avant par les candidats sont déclaratives.