Protéger un document Word 2013 ou 2016

À l’heure où vos documents Word circulent d’un PC à l’autre par tout moyen, comment sécuriser un document partagé ? Est-il possible d’en protéger certains ? Comment obtenir une signature numérique ? Un PDF est-il 100% sécurisé ? Réponses avec Activ’Assistante !


Activ’Formation | Word | Protection | Maîtrise*** Facile


Découvrir les options de protection

menu protection 


Marquer comme final

Usage : informe le lecteur mais ne le bloque pas. Il pourra ouvrir le document en [lecture seule], prendre connaissance du contenu et choisir de le modifier. Il lui suffira de cliquer sur le bouton Modifier quand même afin d’apporter ses corrections. Danger ! Tout clic sur l’icône Enregistrer écrase le document initial. À sa réouverture, la mention Lecture seule a disparu. Utilité de la fonction ? À utiliser pour soi, quand on possède plusieurs versions révisées et pour se souvenir de la version finale. La nouvelle version corrigée devra alors elle-même être marquée comme finale.

ouverture d un document marque comme final


Chiffrer avec un mot de passe

Usage : bloque l’ouverture d’un document et le conditionne à la saisie d’un mot de passe. Utilité de la fonction ? À utiliser pour protéger un document mais sous-entend que le mot de passe sera partagé avec les relecteurs autorisés. Eux seuls pourront le lire et/ou le modifier.

protection mot de passe


Restreindre la modification

Usage : autorise plusieurs modes restrictions, dont les plus utiles se trouvent dans la section 2 du volet Restreindre la modification.

– Marque de révision : bloque tous les onglets du ruban à l’exception de l’onglet Révision.

– Commentaire : seule l’icône Commentaires de l’onglet Révision est active.

– Remplissage de formulaires : seuls les champs de formulaires peuvent être complétés. Ces derniers ont été ajoutés via l’onglet Développeur et les icônes du groupe Contrôles.

– Aucune modification (lecture seule) : bloque toutes les icônes de tous les onglets. Le bouton Restreindre la modification active la protection. A ce stade, il est possible d’ajouter ou non un mot de passe.

Utilité de la fonction ? Idéale dans toutes les situations qui autorisent la lecture et/ou des ajouts d’informations contrôlées.

protection mot de passe


Ajouter une signature numérique

Sous l’onglet Insertion, repérer le groupe de commandes Texte puis cliquer sur l’icône Signature.

Vous ne possédez pas de signature numérique : cliquer sur Ajouter des services de signatures et suivre, en ligne, le mode opératoire Signatures numériques et certificats.

Vous possédez une signature numérique : sous l’onglet Insertion, repérer le groupe de commandes Texte, cliquer sur l’icône Signature puis sur Ligne de signature Microsoft Office. Remplir le formulaire, le valider et cliquer sur le bouton droit de votre souris. Dans le menu contextuel, cliquer sur Signer. La barre des messages Signatures apparaît. Cliquez sur le bouton Afficher les signatures pour terminer le processus de signature.

Pour en savoir plus sur l’ajout et la suppression d’une signature numérique dans les fichiers Office, consultez l’aide en ligne.


Créer un PDF

Précaution à prendre avant de créer un PDF « officiel » (c’est-à-dire, la version définitive d’un document) : activer l’onglet Fichier puis maintenir l’option Informations active. Cliquer sur Vérifier l’absence de problèmes puis sur Inspecter le document. Maintenir toutes les options cochées puis cliquer sur le bouton Inspecter. La boîte de dialogue Résultat s’affiche, elle signale que les Propriétés du document sont renseignées. Fermer la boîte de dialogue et ouvrir les Propriétés (toujours sous Fichier > Informations > Propriétés). Saisir les informations de votre choix (auteur, entreprise, mots clés, etc.).

Usage : crée une copie du document en format PDF pouvant être lu sur tout ordinateur.

Utilité de la fonction ? Les relecteurs équipés d’un lecteur de PDF qui autorise l’annotation du document peuvent utiliser cette option. L’auteur du document (ou toute autre personne) équipé(e) d’une version ADOBE PRO peut, en outre, importer le texte sous Word. Dans ce cas, les commentaires insérés sur le PDF seront assimilés à des marques de Révision classiques (onglet Révision du Ruban Word).

Création du PDF : sous l’onglet Fichier cliquer sur Exporter puis sur Créer un document PDF/XPS et Créer PDF/XPS.

Creer un pdf