Recrutement et savoirs fondamentaux dans l’assistanat, peut-on accepter l’à-peu-près ?

Dans l’assistanat, le descriptif des profils est souvent très précis. Parfois même un peu trop, au point que l’offre d’emploi finit par ressembler à un inventaire à la Prévert. Ou bien, une part de mystère plane sur les savoir-faire et savoir-faire attendus. À quoi bon préciser des évidences. Mais quels que soient le poste à pourvoir et son intitulé (secrétaire, assistant ou assistante, office manager…), le recruteur va avoir un haut niveau d’exigence. N’en doutez pas.

Shirley Maffre directrice cabinet progressis parisDans l’assistanat, quelles compétences fondamentales faut-il maîtriser ?

« S’il y a vingt ans il fallait maîtriser les tâches d’assistanat classiques, Word et Excel pour être recruté(e), aujourd’hui, les entreprises sont bien plus exigeantes. Les attentes portent sur les compétences en organisation, comme savoir planifier son travail et celui de son manager, parler l’anglais (même si la langue n’est pas utilisée au quotidien) et surtout sur les aptitudes relationnelles. Mais, la compétence essentielle est l’adaptation au changement car c’est la norme aujourd’hui », explique Shirley Maffre, directrice du Cabinet de recrutement Progressis.

La maîtrise des savoir-faire traditionnels est-elle moins demandée ?

« Non, la maîtrise des savoir-faire traditionnels reste indispensable. En effet, et bien que la jeune génération de managers soit à l’aise avec les outils de bureautique, elle a besoin d’être accompagnée. C’est dans ce rôle que l’assistant(e) prouve sa valeur par la maîtrise des fonctions avancées des logiciels.

Par contre, il est de plus en plus demandé de savoir faire des reportings.

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Autre constat, une vraie perte de la maîtrise de l’orthographe est observée. Sans test effectué en amont, un recruteur peut passer à côté de ce problème. Mais lorsqu’il est avéré, la situation est gênante et elle est souvent associée à un manque de rigueur. En parallèle, on constate des lacunes en expression orale : le vocabulaire est pauvre et la syntaxe peu respectée.

Quant à la maîtrise d’une langue étrangère, 80 % des offres d’emploi demandent le niveau B2 ou B1, et 15 % les niveaux C1 ou C2. Il faut donc décortiquer les annonces et y chercher un aspect international (ou pas) pour se positionner à bon escient ».

La flexibilité ou la capacité d’adaptation est de plus en plus demandée. Pourquoi ?

« Les assistant(e)s sont de plus en plus sollicité(e)s pour être partie prenante des processus et des décisions. Faire preuve d’initiative et de proactivité est essentiel. C’est toute la différence entre un(e) assistant(e) qui se borne à exécuter une tâche selon une procédure et celui ou celle qui s’enquiert des nouvelles façons de traiter un dossier ».

Tout comme il existe des entreprises ou des managers « agiles », l’assistanat agile existe-t-il ?

« Tout à fait, et voici d’ailleurs une compétence fondamentale de plus en plus exigée. Il s’agit d’accueillir positivement les changements (même tardifs) et de s’adapter rapidement aux demandes parfois contradictoires. Cette capacité à « désapprendre », à rompre avec ses habitudes, à voir vite que l’on se trompe et que l’on est dans l’erreur pour corriger ensuite est primordiale. C’est un véritable lâcher-prise pour les assistant(e)s ».

Après l’agilité, le digital. Est-ce aussi une attente des entreprises ?

« Sur ce sujet, les compétences digitales les plus demandées sont la capacité à s’approprier différents systèmes d’information, de reporting en ligne, de connaître les réseaux sociaux professionnels et d’accompagner une démarche zéro papier ».


À propos de Shirley Maffre

Directrice de l’agence PROGRESSIS, cabinet de recrutement et d’intérim spécialisé dans les métiers de l’assistanat depuis 1999, Shirley Maffre recherche pour ses clients des profils experts. Vous vous reconnaissez dans cette description ? Même si vous êtes en poste, venez à sa rencontre au Salon Activ’Assistante.

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