Récupérer sous Excel une liste d’adresses mail

La problématique est fréquente : vous devez, sous Excel, récupérer des adresses mail. Le copié-collé ? Ça ne marche pas. La conversion des données ? Ça fonctionne à moitié. Découvrez, avec Activ’Formation by Activ’Assistante une solution qui imbrique les fonctions : Copier, Convertir, Transposer, Mise en forme conditionnelle et Trier. Un 5 en 1 compliqué ? Pas du tout !


Activ’Formation | Outlook & Excel | Liste de contacts | Initié(e)**


Découvrir le programme…

Vous allez (re)découvrir lors de cette mini-formation
– La fonction de collage Transposer (pour passer de ligne à colonne & de colonne à ligne)
– L’une des options de la fonction Convertir (un outil avancé magique)
– L’une des options de la fonction Mise en forme conditionnelle (un pur bonheur !)
– Le tri sur couleur… (tellement plus pratique que le tri de A à Z conventionnel et limité)
Maintenant, à vous de jouer !


Copier, sous Outlook et dans un mail, la liste de contacts

Sélectionner la liste de mails (sous Outlook, Gmail ou tout logiciel de messagerie) et la copier à l’aide du raccourci [Ctrl] [C] ou du menu contextuel (clic-droit > option Copier).

Mémo : quand on utilise un raccourci, la touche du clavier [Ctrl] est maintenue enfoncée avant d’appuyer sur la seconde touche.

V1 recuperer liste adresses mail outlook sur Excel


Coller la liste de contacts dans une feuille Excel

Ouvrir Excel et un classeur vierge, se placer dans la cellule A1 de la feuille 1 et copier la liste à l’aide du raccourci clavier [Ctrl] [V] ou du menu contextuel (clic-droit > option Coller).

Observer la liste : selon les contacts, la présentation des adresses mail diffère, ce qui complique le processus : prenom.nom@fai.fr, nomprenom@fai.fr, p.nom@fai.fr… Autre difficulté : la présence de caractères tels que des espaces, des points-virgules, des signes supérieurs ou inférieurs… Comme chaque adresse de contact suit son propre schéma, la conversion est difficile à automatiser.

V2 copier liste mails outlook sur Excel-f


Activer l’Assistant de conversion d’Excel

Dans l’onglet DONNÉES du ruban d’Excel, repérer le groupe Outils de données et cliquer sur l’icône convertir. La boîte de dialogue Assistant Conversion – Étape 1 sur 3 s’affiche.

V3 activer fonctionnalité convertir excel

>>>Suivre l’Assistant Conversion Étape 1 sur 3

Comme le format des adresses mail diffère d’un contact à l’autre ou presque, l’option Largeur fixe permet de délimiter soi-même les séparateurs des données.

Si toutes les adresses sont présentées de la même façon, il est possible de choisir l’option Délimité. Toutefois, les données doivent être structurées de la même façon (p.duval@ma-ste.com, m.martin@ma-ste.com…).

Si les schémas de saisie des adresses diffèrent, cocher Largeur fixe puis cliquer sur le bouton Suivant.

V4 convertir etape 1 sur 3

>>>Passer à l’étape 2 sur 3

Dans cette étape, des séparateurs de colonne (flèches) pré visualisent les « futures colonnes » du fichier. Ici, l’objectif est de placer les flèches de façon à isoler les adresses mail. L’assistant explique comment Créer, Supprimer et Déplacer un séparateur.

De votre côté, vous pourrez agir directement dans la zone Aperçu des données. Certes, c’est parfois un peu long, mais l’opération finale se révèle bien plus rapide qu’une saisie manuelle des adresses et le risque d’erreurs est nul.

Tous les séparateurs sont placés ? Cliquer sur le bouton Suivant !

V5 convertir etape 2 sur 3

>>>Observer l’étape 3 sur 3

Cette étape, inutile dans le cas d’adresses mail, mérite quelques explications. Elle permet, quand les données contiennent des informations autres que du texte, d’affecter à chaque colonne (sous Aperçu de données) le format de cellules adéquat (ex. : Date et JMA).

Ici, maintenir l’option Standard cochée et cliquer sur le bouton Terminer. Les données sont alors réparties, sur la ligne 1 dans plusieurs colonnes (et non plus collées les unes aux autres dans la cellule A1).

V6 convertir etape 3 sur 3


Transposer les données

Pour obtenir, en colonne, les adresses mails, vous allez copier la ligne 1 et la transposer sur une autre feuille. GO !

>>>Copier la ligne 1 de la feuille 1

Sélectionner la ligne 1 de la feuille 1 (clic sur le 1 visible dans la marge de la feuille) puis la copier : menu contextuel clic-droit ou raccourci [Ctrl] [C]

V7 copier la ligne de donnees avant de la convertir

>>>Transposer la ligne 1 en colonne A sur une autre feuille

Activer la feuille 2 et cliquer dans la cellule A1. Sur le ruban, cliquer sur l’onglet ACCUEIL, développer l’icône Presse-papier (flèche de choix), développer l’icône Coller et cliquer, dans la zone Coller, sur l’icône Transposer.

V7 transposer la liste


Visualiser les adresse mails et trier la liste

Sous Excel, votre liste a maintenant besoin d’être triée. Oui, mais voilà, un tri classique ne pourrait suffire. Ce serait trop simple !

V8 visualiser la liste transposée

>>>Utiliser la mise en forme conditionnelle pour repérer les adresses mail

En premier lieu, cliquer dans la cellule A1 puis activer le raccourci clavier [Ctrl] [A] pour sélectionner toutes les cellules contenant des données.

Ensuite : activer sur le ruban l’onglet ACCUEIL, repérer le groupe de commandes Style et développer l’icône Mise en forme conditionnelle. Sous Règles de mise en surbrillance des cellules, cliquer sur Texte qui contient. Une boîte de dialogue s’affiche.

V9 mise en forme conditionnelle

>>>Paramétrer la règle de mise en forme conditionnelle « Texte qui contient »

Dans la boîte de dialogue Texte qui contient, saisir le caractère @ dans la zone Mettre en forme les cellules contenant le texte. Observer la liste, les adresses mail sont colorées. Cliquer sur le bouton OK pour valider la mise en forme.

V9 mise en forme conditionnelle

>>>Trier la liste de la colonne A sur la couleur sélectionnée

Sélectionner une cellule colorée contenant une adresse mail. Ouvrir le menu contextuel (clic-droit), cliquer sur Trier puis sur Placer la couleur de cellule sélectionnée sur le dessus.

V11 trier sur la couleur du fond des cellules

>>>Supprimer les lignes inutiles

Sélectionner les lignes non colorées et les supprimer.

V12 supprimer les lignes inutiles

>>>Effacer la mise en forme conditionnelle

Sélectionner les données [Ctrl] [A], développer l’icône Mise en forme conditionnelle (sous l’onglet ACCUEIL et le groupe Style), cliquer sur Effacer les règles puis sur Effacer les règles des cellules sélectionnées.

BRAVO ! Votre liste est parfaite !

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*toute ressemblance avec des adresses mails existantes ou ayant excitées est pure coïncidence 😉