Convoqué/e par une entreprise, vous allez participer à un entretien collectif. Comment vous démarquer et réussir cet exercice inhabituel qui se démocratise dans le recrutement des assistantes et secrétaires ? 

Premier temps… renseignez-vous « à fond » sur l’entreprise

Que fait-elle ? Qui sont ses clients et ses concurrents directs ? Consultez, sur le web et dans la presse écrite, tous les articles qui la mentionnent, relevez ses projets si elle en a : fusion, acquisition, délocalisation… En parallèle, visitez sur LinkedIn les profils des responsables pour bien situer qui fait quoi, ainsi que ceux des assistantes en poste. Lors de la mise en situation, les informations collectées vous seront précieuses.

Sur le terrain, enquêtez sur la culture de l’entreprise. Quelles sont ses valeurs ? Les salariés peuvent-ils s’investir en équipe dans des challenges particuliers, rejoindre de nobles projets ? Un repérage sur le terrain peut se révéler très instructif aux heures de pointe et pendant la pause déjeuner, notamment pour repérer le style vestimentaire dominant.

Second temps… révisez les prérequis liés à votre profession

Le fait d’avoir été convoqué/e vous laisse supposer que votre parcours matche avec les besoins de l’entreprise ? Pas si sûr ! Relisez le descriptif de poste publié dans l’offre d’emploi. La préparation en amont doit vous permettre d’être à l’aise à tous les niveaux.

Relevez les points qui vous échappent pour réviser vos cours ou vous autoformer sur un élément précis. Lors de la simulation, qui vous dit qu’il n’y aura pas une mise en situation ? Vue en cours il y a dix ans, la « recherchev » peut vous donner des sueurs froides le jour « J » !

Et ce qui est vrai pour la bureautique l’est également pour toutes les attentes. Au passage, révisez ou découvrez les outils indispensables pour :
– analyser une situation (hexamètre de Quintilien, arbre des causes ou diagramme d’Ichikawa… pour ne citer qu’eux) ;
– prendre une décision (grille multicritères…).

L’annonce évoque le suivi budgétaire et la tenue d’un tableau de bord ? Sachez au moins différencier les principaux indicateurs de gestion (indicateurs de performance, de pilotage et d’éclairage), ou renseignez-vous sur les étapes classiques de la mise en place d’un budget.

Autre point de vigilance, attendez-vous à devoir converser en anglais (ou dans une autre langue) si cette compétence est attendue, ou à participer à un jeu de rôle (comme, par exemple, accueillir un visiteur en anglais).

Premier mouvement… soignez votre look

Faut-il (encore) le (re) dire ? Oui ! Car, même dans les métiers de l’assistanat, des détails tuent. Adaptez votre tenue vestimentaire à la culture de l’entreprise et à la saison. Soignez votre coiffure et vos mains. Pensez au trio « maudit » : sac à main / attaché-case / chaussures !

Votre sac vous ressemble-t-il ? Très grand (genre fourre-tout) il renvoie (au choix), l’image d’une personne qui… ne sait pas trier ses affaires ; s’encombrent d’objets peu utiles et/ou ne sait pas prendre de décisions ; prévoit tout même l’imprévu (j’ai tout ce qu’il faut sous la main, même un couteau Suisse !). Très petit, il signale votre sens pratique (et votre « rigidité » ?). FAUX ! Vous avez peut-être tout simplement oublié de le regarder de près depuis quelques jours, mois, années… Or, ce que le recruteur voit est un sac à main propre ou élimé, usé, abîmé… qui laisse alors supposer une nature un brin négligée.

Et ce qui est vrai pour votre sac à main vaut pour votre attaché-case ! Examinez-le avant de décider s’il vous accompagnera ou non à votre entretien.

Quant à vos chaussures, joker ! Lors d’un entretien, collectif ou non, « l’habit fait le moine » et vos chaussures doivent s’accorder à votre tenue, être en bon état (attention aux talons éculés) et propres.

Deuxième mouvement… préparez-vous mentalement

Vous coupez souvent la parole à votre entourage ? Attaquez-vous à ce défaut ! Pour réussir ce challenge, associez la phrase « je ne coupe pas la parole » à un geste précis (ex. plier votre pouce) et répétez plusieurs fois l’association en veillant à bien enregistrer votre phrase totem (je ne coupe pas la parole aux autres).

Peu à peu, et en toutes circonstances, ce discret geste associatif va vous stopper dans votre élan toutes les fois où vous serez tenté/e de couper la parole à votre interlocuteur. Succès garanti pour tout type de situation : arrêter de vous tripoter les mains, éviter de gribouiller sur une feuille ou de mordiller un stylo, vous empêcher de parler d’un sujet précis (je ne parle pas de mes enfants ou de mon ex-employeur…).

Maintenant, notez que vous serez observé/e sous d’autres angles, et notamment sur : la pertinence de votre présentation orale (en deux minutes) et la façon dont vous interagissez dans le groupe. Êtes-vous introverti/e ou extraverti/e, êtes-vous empathique, semblez-vous sincère et honnête…

Troisième mouvement… restez vous-même !

Comme vous ignorez ce que cherche exactement le recruteur, restez naturel/le.

Car, même si vous êtes « parfait/e » lors de l’entretien collectif, des secrets (parfois inavouables) vont peut-être influencer le recruteur. Le poste doit être occupé par une personne calme, discrète, mais non émotive, car elle évoluera dans un entourage stressant, voire malveillant. Ou bien, la personne recrutée doit être parfaitement autonome, car son manager est un homme/une femme de terrain. Livré/e à elle-même, l’assistant/e sera son adjoint dans tous les sens du terme. Ou à l’inverse, le/la responsable aime tout diriger. Profils ultra-autonomes s’abstenir !

Dès lors, et si vous êtes recruté/e pour d’autres qualités que les vôtres, la période d’essai va révéler votre vraie nature. Pour réussir votre entretien collectif, restez vous-même, mais préparez-vous en amont pour vous montrer sous votre meilleur jour.