Préparer un séminaire classique, c’est « facile ». Organiser un événement dans un lieu de prestige auquel participera le Président Directeur Général de votre société exige plus de doigté, surtout si vous ignorez tout de ses préférences et attentes, ou presque.

Faste démesuré ou non ?

Organiser un séminaire dans un lieu prestigieux peut s’inscrire dans une logique de maîtrise des coûts ou inversement. Faites-vous préciser l’enveloppe budgétaire provisionnée et vérifiez la marge de dépassement tolérée. Si les temps sont durs, la qualité doit être au rendez-vous. Lors de vos recherches, privilégiez les prestataires innovants sans être extravagants. Leurs prix sont souvent attractifs.

Le conseil de Marie-Hélène, de www.loree.fr : vérifiez auprès de l’assistante de votre Président s’il est plutôt discret ou s’il aime être au centre de l’attention de son entourage. Un présent lui sera-t-il remis lors de son séjour ? Faites-vous préciser si l’événement doit faire l’objet d’une annonce collégiale lors du dîner, par exemple, ou s’il préfèrera une intention privée.

À table !

S’il est aisé de respecter les habitudes alimentaires culturelles et cultuelles des personnes conviées à un séminaire, relevez les allergies alimentaires majeures ou les régimes particuliers. Votre Président apprécie de débuter la matinée en dégustant son thé préféré servi dans les règles de l’art ? Lors de ses voyages, il aime découvrir les produits régionaux ? Informez l’hôtel. Le nécessaire sera fait.

Le conseil de Marie-Hélène : au moment du choix des menus, et pour le premier jour, indiquez les pays de provenance. Si le décalage horaire est important pour nombre de participants (et les plus importants), proposez un buffet raffiné sucré-salé où chacun pourra se restaurer selon ses envies du moment.

Dress code chic vs casual Friday

Au moment de lancer les invitations au séminaire, précisez bien aux participant(e)s le dress code en vigueur pour chaque événement : casual friday lors des animations, tenue formelle au cours des réunions, habillé ou tenue de soirée pour le dîner. Vous éviterez ainsi à certain(e)s de se sentir en décalage avec le groupe et de les contraindre à rester dans leur chambre en prétextant une migraine pour ne pas avoir l’air ridicule.

Le conseil de Marie-Hélène : les épouses et compagnes seront-elles du voyage ? Pour les VIP, renseignez-vous sur leurs goûts et organisez des visites privées à leur attention (châteaux prestigieux, boutiques renommées…). En parallèle, n’oubliez pas de vérifier auprès du personnel de l’hôtel la liste des infrastructures existantes (spa, hammam, tennis…).

 

Remerciements à Marie-Hélène de Best Western L’Orée pour la qualité de ses conseils