Six astuces pour trier votre boîte de réception Outlook en quelques clics

De retour de vacances ou à l’aube de vos congés annuels, votre boîte de réception Outlook explose ! Découvrez , avec Activ’Formation-express by Activ’Assistante, quelques astuces méconnues pour trier vos mails et reprendre le contrôle de votre messagerie.

Activ’Formation | Outlook | Tri efficace des mails

1.Optimiser l’affichage des mails pour simplifier le tri

Pour gagner du temps avant de trier vos mails : activez l’onglet Affichage sur le ruban d’Outlook, cliquez sur l’icône Volet de lecture puis sur l’option à droite.

À l’écran, le Volet de navigation est visible à droite, la Boîte de réception est au centre et le Mail actif est à droite.  Vous pourrez voir vos mails sans les ouvrir et choisir d’agir l’action à entreprendre.

Une fois votre Boîte de réception nettoyée, vous pourrez remettre votre affichage classique si vous le souhaitez…

2.Utiliser les raccourcis clavier pour aller plus vite

Depuis la Boîte de réception, et sans ouvrir les mails puisqu’ils sont visibles à droite…

  • Pour passer du statut Non lu au statut Lu : utilisez le raccourci clavier Ctrl Q (inversement, utilisez Ctrl U).
  • Pour supprimer un mail sans l’ouvrir : appuyez sur les touches Ctrl D.

Trier ses mails Outlook3.« Grouper » les travaux à faire à l’aide des icônes Catégories

En lieu et place des Indicateurs de message (drapeaux) qui créent une Tâche à chaque affectation, préférez l’icône Catégorie.

Vous pourrez au choix :

  • décider d’affecter une couleur à un type de mission (exemple, marquer tous les mails se rapportant au projet/à la mission X avec la catégorie rouge…) ;
  • trier les mails en suivant les principes de la grille d’Eisenhower. C’est-à-dire, affecter la couleur rouge aux messages « Important et Urgent », attribuer la couleur orange aux messages « Non important mais Urgent » et réserver la couleur verte aux messages « Important mais Non Urgent ». Par défaut, les mails sans Catégorie seront les mails « Non Important et Non Urgent ».

Au moment de passer à l’action, un tri de votre Boîte de réception sur l’item Catégories vous permettra de traiter les mails « Importants et Urgents » en premier ; et ainsi de suite.

4.Nettoyer les conversations

Sous Outlook 2010, 2013 et 2016, l’utilitaire Nettoyer les conversations est très pratique pour isoler les échanges liés à un même sujet.

Pour afficher les mails en mode conversation : pointez la barre de menu de votre Boîte de réception. Cliquez sur Afficher en tant que conversations. Développez la conversation de votre choix pour voir les échanges.

Pour supprimer tous les messages redondants d’une même conversation, affichez la conversation dans la Boîte de réception ou un dossier. Dans l’onglet Accueil du ruban, repérez le groupe de commandes Supprimer puis cliquez sur l’option Nettoyer. Dans le menu déroulant, cliquez sur Nettoyer la conversation. Dans la boîte de dialogue Nettoyer la conversation, cliquez sur le bouton Nettoyer (4). Confirmez la suppression en cliquant sur le bouton OK de la nouvelle invite. Outlook déplace automatiquement les messages redondants dans le dossier Éléments supprimés.

5.Glisser un mail et ses pièces jointes vers le Calendrier ou les Tâches

Toujours dans la Boîte de réception, se placer sur le mail à glisser vers le Calendrier ou le module Tâches, puis :

  • cliquer sur le bouton droit de votre souris ;
  • glisser le mail vers le Calendrier ou les Tâches ;
  • relâcher le bouton. Une liste de choix s’affiche ;
  • cliquer sur Déplacer comme Rendez-vous (ou Tâches) avec pièce  jointe ;
  • paramétrer le rendez-vous ou la tâche et valider.

6.Utiliser les Actions rapides

Le mail a été traité en votre absence (quel bonheur !), pour le classer rapidement, utilisez les Actions Rapides. Magique, ce module vous fera gagner du temps !