Suivi des factures : gérer les retards de paiement sous Excel

« Je dois, sous Excel, suivre les factures émises, payées et non payées pour éditer, très vite, les rappels. Comment isoler rapidement les retardataires et le montant à encaisser d’urgence ? ». Marina L. Toulouse via redaction@activassistante.com

Activ’Formation | Excel | Format personnalisé, formule conditionnelle, formule de regroupement


>>> Pour créer votre tableau de suivi des factures, inspirez-vous de ce modèle

Conçu pour suivre les factures, ce tableau Excel affiche, par client : les dates de facture, les montants facturés et les informations de suivi des paiements (délai de paiement, date d’échéance, date de règlement, jours de retard et montant dû à la date d’ouverture du fichier).

Suivi des paiements EXCEL MODELE_1

>>> Afficher le délai de paiement en jours

Sous Délai de paiement, le format de cellule # ###“ jours” simplifie la lecture des délais de paiement (qui ne peut être confondu, par exemple, avec une somme).

Méthodologie : sélectionner les cellules concernées (ici, D3 à D8), cliquer sur le bouton droit de votre souris puis sur l’option Format de cellule.  Dans l’onglet Nombre, cliquer sur Personnalisée, créer le format # ###“ jours” dans la zone Type puis cliquer sur le bouton OK pour valider.

Suivi des paiements_2 format personnalise

>>> Déterminer la date d’échéance

Sous Date d’échéance, la formule Date fact. + Délai de paiement détermine la date à laquelle la facture doit être payée. Au-delà, l’entreprise émettrice de la créance pourra être en droit d’appliquer des indemnités de retard.

Méthodologie : se placer dans la première cellule de réception (ici, E3), cliquer sur la cellule contenant la date de facture (ici, B3), appuyer sur la touche [+] du clavier, cliquer sur la cellule contenant le délai de paiement (ici, D3). Appuyer sur la touche [Entrée] du clavier puis recopier la formule vers le bas (double clic sur la poignée de recopie de la cellule contenant la formule).

Memo : la poignée de recopie est le carré visible dans l’angle inférieur droit d’une cellule sélectionnée.

Suivi des paiements_3 date echeance

>>>Afficher le nombre de jours de retard

Sous Jours de retard une formule conditionnelle imbriquée détermine, par rapport à la date du jour, le nombre de jours de retard de paiement, sans se préoccuper des factures déjà réglées.

Formule : =SI(ET(ESTVIDE(F3);E3<AUJOURDHUI());AUJOURDHUI()-(B3+D3);“ ”)

Lecture de la formule : SI la cellule date de règlement ESTVIDE, ET si la cellule date d’échéance est inférieure au contenu de la cellule date du jour (formulée aujourdhui()) ALORS date du jour MOINS date de facturation + délai de paiement SINON laisser la cellule jours de retard vide.

Bon à savoir : la fonction AUJOURDHUI() renvoie toujours, à l’ouverture d’une feuille Excel, la date du jour (aujourd’hui) dans les cellules auxquelles elle est reliée. Elle s’écrit toujours suivie de parenthèses vides (). Pour en savoir plus sur les formules conditionnelles : consulter le dossier Excel et les formules conditionnelles si, si(et, si(ou, oux…

Suivi des paiements_4 jours de retard

>>> Afficher la somme due (à la date du jour)

Au regard de la cellule Montant dû à ce jour, une formule cumule les sommes dont le paiement est en retard.

Formule : =SOMME.SI(G3:G8;“>0”;C3:C8)

Lecture de la formule : détermine la SOMME.SI dans la plage de cellule jours de retard tu rencontres des valeurs supérieures à zéro.

Piège à éviter : attention, dans ce type de formule, le critère “>0” s’écrit toujours entre guillemets.

Suivi des paiements_5 afficher la somme due

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