Trois conseils d’expert pour télétravailler avec efficacité

Au bureau, l’annonce vient de tomber, vous allez pouvoir télétravailler. Face à l’angoisse des uns et la fébrilité des autres, comment préserver ou optimiser, à distance, le travail collaboratif ?

1.   Cadrer la nouvelle organisation du travail pour télétravailler avec efficacité

« Ici, l’idée est simple », explique Isabelle Vigla. « Pour bien anticiper des périodes en télétravail, il est essentiel de redéfinir avec son entreprise et sa hiérarchie les missions et les rôles attendus de chacun. Ce qui implique, pour le management, de redéfinir le poste et son cadre, de préciser les règles du jeu et le mode de fonctionnement de la collaboration, puis de définir les modalités de reportings efficaces.

Contre-exemple à ne pas suivre : dans une société, une partie du personnel travaille en plateau et gère les appels clients. Chez elles, des télétravailleuses effectuent les mêmes missions. Lors des pauses, le plateau doit reprendre leurs lignes en respectant un planning. Dans les faits, les oublis sont fréquents, ce qui entraîne de l’inconfort, du stress et une désorganisation du service (puisqu’à un moment ou à un autre, il faut « rattraper » la pause, car certaines sont indispensables).

2.   Mettre en place des conditions de réussite

« Pour garantir un bon confort de travail, l’entreprise doit aller au-delà des moyens de communication imposés par la Loi » ajoute Isabelle Vigla. « Mais travailler dans un espace confortable ne suffit pas. Pendant les périodes d’activité, l’idéal est de respecter ses biorythmes : bien séquencer ses tâches pour garder sa motivation, lutter contre les voleurs de temps  dits « internes » (commencer par ce qui va vite, mais qui est peu important, faire ce que j’aime en premier…). En parallèle, il est important de mettre en place des rituels : chaque soir, ranger son bureau et vider la corbeille, fermer la porte à clé (ou son bureau Windows). Clic-Clac je ne suis plus là.

Isabelle ViglaContre-exemples à ne pas suivre : installer son bureau dans sa chambre. Dans le même esprit : travailler dans le couloir, à proximité de la porte d’entrée (imaginez l’arrivée des enfants mouillés avec le chien qui aboie et saute partout lors d’une visioconférence).

Les bonnes idées ! Placer, dans la cuisine, un tableau avec des icônes ou signalisations amusantes pour indiquer les heures où l’on peut profiter d’un moment avec papa/maman. S’habiller (eh oui), se raser/se maquiller, se chausser… pour aller télétravailler dans la salle à manger. Ou, très malin pour garder la forme, sortir tous les matins pour faire le tour du pâté de maisons, revenir… et s’installer à son bureau.

3.   Maintenir le lien avec l’entreprise

« Au-delà des échanges dictés par le travail, par téléphone ou via un système de messagerie sécurisé, il est important de maintenir des liens avec l’équipe » précise Isabelle Vigla. « Pour fédérer l’équipe, le manager peut mettre en place des réunions (virtuelles ou non), des séminaires pour donner l’impulsion, des déjeuners collectifs (ou en duo) pour échanger avec plaisir »…

Les bonnes idées ! Dans une société où un manager multiplie l’envoi de documents, une assistant/e a mis en place une newsletter hebdo pour faire un zoom sur l’essentiel à retenir. S’il le faut, il/elle organise une réunion à distance pour répondre aux questions (ou développer avec l’équipe un point qui lui semble important). Au sein d’un autre groupe, un « café virtuel » de dix minutes est instauré chaque vendredi… En télétravail maintenir le lien par le partage d’information et les communications informelles est l’une des clés du succès.

A propos d’Isabelle Vigla

Consultante en développement personnel et en gestion du temps, Isabelle Vigla a créé pour de grands groupes, des modules pour : « S’épanouir, à titre pro et perso, en situation de télétravail ».

 

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