Trois outils digitaux pour mieux s’organiser

Les classeurs, trieurs et cahiers ont leurs limites. Les outils digitaux classiques, aussi. Passez à  la vitesse supérieure avec OneNote, Teams ou Trello.

1/ Retrouver toutes vos notes et documents en un instant !

Relié à Outlook, OneNote est un trieur de documents digital. Il autorise la création d’un ou plusieurs blocs-notes, privé ou partagé. Chaque Bloc-notes peut accueillir une ou plusieurs Sections. Et chaque section peut contenir une ou plusieurs Pages.

Les avantages de OneNote

  • Une Page peut accueillir des notes saisies (au clavier), copiées-collées, des visuels, des vidéos, des tableaux, des messages, des documents, des messages (glissés via Outlook, ou copié via GSuite)…
  • Chaque Note saisie ou glissée sur une page est sauvegardée à l’instant même.
  • Une page peut être partagée par Courriel en un clic (option : Envoyer vers Outlook).
  • Toute Section (contenant des Pages) peut être sécurisée par un mot de passe.
  • Un Bloc-Notes (contenant des Sections et des Pages) peut être privé ou partagé (sur le serveur de votre entité, sous SharePoint, dans OneDrive…).
  • Tout élément (bloc-notes, section ou page) peut-être déplacés vers un autre endroit.
  • La recherche par mot clé est instantanée (dans tous les bloc-notes ouverts).
  • Vous pouvez consulter et compléter vos notes à partir de n’importe quel terminal (PC, portable, Smartphone…).

Vous avez du mal à visualiser le concept ?

Imaginez un classeur (ou un trieur de documents). Voici un « bloc-notes » manuel. Ajoutez des intercalaires de couleurs. Chaque intercalaire est une « section ». Ajoutez des pages… Glissez vos notes… En savoir plus >>>

Les limites de OneNote…

Évitez de surcharger les pages (préférez les liens hypertextes quand l’insertion du contenu global est inutile).

Attention également à l’importation d’un document sous OneNote. Une fois dans un bloc-notes, la pièce-jointe est autonome (vous pouvez l’ouvrir, la modifier, etc.), mais l’original placé sur le serveur (par exemple), n’est pas impacté. Là encore, les liens hypertextes sont préférables. En savoir plus sur les liens hypertextes >>>

Ainsi, et quand un bloc-notes a pour objectif de simplifier le travail collaboratif sur un ensemble de documents, il est préférable de le créer sous Teams (cf. ci-après).

((cœur)) Le saviez-vous ? Sur votre SmartPhone, l’Appli OneNote est idéale pour partager vos notes et idées avec votre famille, vos amis… Votre bloc sera relié à un compte Microsoft Online (gratuit). Pour les indépendants ou sur les Smartphones pro, elle peut être reliée à votre compte 365 Business.

2/ Travail en équipe : stoppez le flot de mails grâce à Teams !

Sous Teams, le travail d’équipe s’organise par Canal de discussion. Et, comparé à Outlook ou à tout autre logiciel de messagerie, le bénéfice est immédiat.

En pratique, Teams vous propose de Créer ou de Rejoindre une équipe (appelée Canal). Une fois les membres de l’équipe connectés (deux ou plusieurs personnes), tous les outils associés à votre compte Microsoft 365 sont disponibles. La communication globale s’organiser alors à l’intérieur du Canal (équipe) : échanges par écrit (conversation) ou en visio (appel), planification de réunions, réunions, consultations de documents déposés dans une bibliothèque de documents, OneNote partagé…

En pratique, chaque « outil » est lié à votre Canal et le partage entre les membres est instantané.

En arrière-plan, Teams a créé un maillage entre votre Canal et vos applications web. Le stockage et le partage se fait dans chaque application mère (OneNote, OneDrive, SharePoint, Planner, PowerPoint…).

Les avantages de Teams

  • Une Équipe Teams peut accueillir des Conversations partagées avec l’ensemble du groupe, ou avec des personnes en particulier.
  • Vous pouvez rejoindre (ou créer) une ou plusieurs Équipe(s).
  • Les contenus (conversations, réunions, documents, notes…) partagés sont « associés » à l’Équipe. Aucun classement particulier n’est nécessaire. Tout est « à sa place » dès le départ.
  • Vous pouvez consulter vos Canaux depuis n’importe quel terminal (PC, portable, Smartphone…) et vous pouvez gérer les droits d’accès (ajouter, supprimer un participant…).

Vous connaissez Teams ? Découvrez les dernières nouveautés (publiées sous forme de fil).

La limite de Teams ?

À première vue, il manque un outil de type Kanban… Pourtant, il en existe deux.

  • Ouvrez un Canal (équipe) sous Teams, cliquez sur l’icône + (visible à droite des onglets du canal) et connectez-vous à Planificateur (Planner sous Office 365).  Cet outil fonctionne comme Trello (ou Padlet) mais avec plus d’options professionnelles. Vous pourrez ainsi gérer efficacement les « tâches » des uns et des autres (ou les vôtres).
  • Il vous manque un diagramme de Gantt ? Comme tout problème a sa solution, proposez à votre DSI la connexion à Project Online. Il pourra lui aussi être ajouté à un Canal Teams.

Le saviez-vous ? Sur votre Smartphone -ou tablette-, l’Appli Teams utilise la même logique que votre Teams professionnel… Votre bloc sera relié à un compte TEAMS gratuit (attention aux données sensibles). Pour les indépendants ou sur les Smartphones pro, l’Appli peut être reliée à votre compte 365 Business (sécurisé).

L’Appli pour smartphone est disponible sur Google Store ou Apple Store.

3/ Simplifiez le suivi des projets

Avec Trello, adoptez une logique de suivi de projets sous forme de Tableaux et de Cartes. Cette approche, basée sur la méthode Kanban, vous propose de placer sur un « tableau blanc » des « post-it® »… Chaque post-it® (Carte) peut être personnalisé (couleurs, deadline, etc.).

Les avantages de Trello

  • Un Tableau peut être privé ou public, personnel ou partagé…
  • L’application est intuitive…
  • La recherche des Cartes est rapide…
  • Disponible sur mobile, l’appli peut être utilisée à titre pro ou perso !

La limite de Trello

Il manque un système de planification pour les projets longs et complexes… Là aussi vérifiez auprès de votre DSI s’il est possible d’utiliser MS Project…

Attention ! En mode « gratuit », les informations échangées ne sont pas sécurisées (certes, vous pouvez partager les informations en mode « personnel » et « privé », mais n’oubliez pas l’adage « quand c’est gratuit, c’est vous le produit ».

Pour les indépendants ou sur les Smartphones pro, elle peut être reliée à votre compte 365 Business.

©Andrey Suslov