Visualiser les congés sur un planning interactif Excel

Bientôt les vacances d’été ? Dans votre service, la règle est claire : deux personnes peuvent poser leurs congés en même temps, à partir de trois ça pose problème, au-delà, c’est la « cata ». Comment visualiser les congés sur un planning interactif et rectifier le tir à temps  ?


Activ’Formation | Excel toute version | Initié(e)** : visualiser les congés sur un planning


Découvrir le planning prévisionnel d’analyse des demandes de congé

Dans ce tableau Excel de simulation des demandes de vacances, le début et la fin de la période des demandes de congé des salariés sont renseignés en colonnes B et C.

Les autres cellules du tableau se complètent automatiquement : cases colorées et jeu d’icônes d’analyse (OK, Limite ou Problème).

congés sur un planning interactif excel : gestion des congés


Créer le planning vierge des absences

Sous Excel (versions 2007, 2010, 2013 ou 2016), créer un tableau et ajouter 31 cases vierges (l’exemple ci-dessous est volontairement simple, mais vous pourriez distinguer les jours fériés et les jours non-ouvrés, etc.).

congés sur un planning


Saisir la formule conditionnelle d’incrémentation des jours d’absence

Saisir, en cellule D4, la formule conditionnelle suivante : =SI(ET(D$3>=$B4;D$3<=$C4);1;” ”)

Lire la formule : SI le contenu de la cellule D3 (jour 1) est supérieur ou égal à B3 (jour début), ET si le contenu de la cellule D3 (jour 1) est inférieur ou égal à C4 (jour fin), ALORS saisir 1 SINON « vide ». Pour rappel ou information, l’argument « vide » est matérialisé, sous Excel, par deux guillemets (« »).

Bien placer les signes $ en suivant la formule type et recopier la formule vers la droite et vers le bas.

Tout savoir sur les formules conditionnelles SI -> Lire

Tout savoir sur le signe § -> Lire

congés sur un planning - Saisir la formule de saisie des jours d absences


Compter le nombre prévisionnel de personnes « absentes »

Saisir la formule en D14 =NB(D4:D13) et la recopier vers la droite.

Lire la formule : compte, dans la plage de cellules D4 à D13, le nombre de 1

En savoir plus sur NB -> lire

congés sur un planning - Saisir la formule de saisie des jours d absences


Préparer la mise en forme conditionnelle (colorer les jours d’absence)

Sélectionner les cellules D4 à AH13 (AH13 correspond au jour 31).

Activer l’onglet ACCUEIL, repérer le groupe de commande Style, cliquer sur Mise en forme conditionnelle puis sur Nouvelle règle. La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme s’affiche.

congés sur un planning Préparer la mise en forme conditionnelle 

Pour paramétrer la règle de mise en forme conditionnelle, cliquer sur Appliquer une mise en forme uniquement aux cellules qui contiennent.

Dans la zone Modifier la description de la règle, activer les flèches de choix pour choisir : Valeur de la cellule, puis égale à et saisir 1.

Pour colorer les cases : cliquer sur le bouton Format et appliquer une couleur de Police identique à la Couleur de remplissage.

congés sur un planning 5- Paramétrer la regle de mise en forme conditionnelle 

Ensuite, fermer les boîtes de dialogue successives. Les cases sont colorées (et les « 1 » masqués) !


Remplacer les nombres par des icônes

Sélectionner les cellules D14 à AH14 (AH14 correspond au jour 31).

Activer l’onglet ACCUEIL, repérer le groupe de commande Style, cliquer sur Mise en forme conditionnelle puis sur Nouvelle règle. La boîte de dialogue Nouvelle règle de mise en forme s’ouvre.

Cliquer sur Mettre en forme toutes les cellules d’après leur valeur.

Dans la zone Modifier la description de la règle :

  • Style de mise en forme choisir Jeux d’icônes et cliquer sur le bouton Ordre inverse des icônes
  • Style d’icône choisir un jeu et cocher l’option Afficher l’icône uniquement

Dans la zone Afficher chaque icône en fonction de ces règles

  • Type : choisir Nombre
  • Valeur : saisir vos critères (ici, 4 et 3)

Enfin, cliquer sur le bouton OK quand la règle de mise en forme est complète.

congés sur un planning -6- Ajouter des icones


Saisir des périodes fractionnées…

Une personne va fractionner ses congés ? Saisir directement dans les cellules vides le nombre 1 autant de fois que nécessaire…

Attention ! Les formules conditionnelles liées aux cellules « bricolées » seront perdues !

Pour éviter des erreurs dans les plannings des mois suivants, toujours partir d’une matrice « vierge » dont les formules sont protégées (cf. ci-après).

congés sur un planning 7- Saisir des periodes fractionnees


Protéger les formules…

Quand on active sous Excel l’option Protéger la feuille, toutes les cellules sont verrouillées.

Pour autoriser la saisie dans une ou plusieurs cellules, il faut la/les « déverrouiller » en amont. Action !

  • Sélectionner les cellules à « déverrouiller » (ici, A4 à C13)
  • Activer l’onglet ACCUEIL, repérer le groupe de commandes Cellules, cliquer sur l’option Format puis sur Verrouiller la cellule.

Ensuite, protéger la feuille : onglet ACCUEIL, groupe Cellules, option Protéger la feuille puis OK. A ce stade, éviter d’ajouter un mot de passe, la protection est juste utilisée pour éviter les maladresses.