Word : gagner du temps, tout simplement

Sous Word, trois fonctionnalités gain de temps se cachent. Disponibles sous 2007, 2010, 2013 et 2016 à des endroits différents, elles sont incontournables et indispensables. QuickPart, Jeu de styles, Volet de navigation : les connaissez-vous ?


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Utiliser les insertions automatiques (QuickPart)

A ne pas confondre avec l’option Correction automatique, le module Insertion automatique peut mémoriser un texte complet (et sa mise en forme), un tableau, une signature et tout élément de votre choix après l’avoir associé à un « mot clé ».

Une fois l’élément associé à un mot clé, il suffit le jour « j » de rappeler le contenu mémorisé en saisissant son mot clé (au point d’insertion) et en cliquant sur la touche [F3] du clavier.

Microsoft word quickpartL’option Insertion automatique, devenue QuickPart sous 2007 et 2010, est redevenue une Insertion automatique sous 2013 et 2016. Vous la trouverez dans l’onglet Insertion et le groupe Texte, cachée dans le menu déroulant de l’icône Explorer les composants QuickPart.

Toutefois, restez zen, la fonction est magique. Une fois votre « modèle » mémorisé, il reste visible dans l’Organisateur de blocs de construction si vous souhaitez le supprimer et/ou le corriger. En attendant, vous pourrez le rappeler des centaines de fois à l’aide de son code associé et la touche de fonction F3.


Découvrir l’onglet Création

Disponible sous 2007 et 2010, l’icône Jeu de style est appréciée des connaisseurs… Retrouvez-la ou découvrez-la sous l’onglet Création de la version 2013 ! A elle seule, elle forme un ruban et plus encore.

Attention, la mise en forme du document doit, comme avant, avoir été associée aux icônes Style de l’onglet Accueil (Titre 1, Titre 2, etc.). Pas de styles, pas de Mise en forme du document automatique et pas de sommaire automatique.

Dans le texte ci-dessous, le document a été mis en forme (1) à l’aide de styles (via l’onglet Accueil). Dans l’onglet Création, une Mise enforme a été appliquée (2) par un simple clic sur une icône. Repérez, au passage, les icônes Couleurs et Polices (3), puis à gauche de l’écran, le Volet de navigation (4) à découvrir ci-après.

Une fois votre modèle prêt, vous pourrez soit le conserver sous forme de QuickPart (et le rappeler à loisir), soit cliquer sur l’icône Définir par défaut. Dans ce cas, tous vos prochains documents conserveront la mise en forme choisie.

Mise en forme word 2013 volet de navigation

 


Utiliser le volet de navigation

Tout document mis en forme à l’aide de style autorise la visualisation des titres et sous-titres dans le Volet de navigation (appelé Explorateur de document sous 2007).

Dans les versions 2010 et 2013, et c’est là tout l’intérêt, chaque titre et son bloc de texte associé, peut être déplacé dans le document par un simple cliqué-glissé via le Volet de navigation. De plus, les niveaux de titres peuvent être développés ou réduits à votre convenance, simplifiant ainsi le repérage des informations dans votre pan.

Sous 2013 et 2016, Word va plus loin, puisque l’option développer/réduire est également disponible dans le corps du document. Elle est matérialisée par une petite encochée placée devant les titres (et à ne pas confondre avec des Puces).

 

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