Tout n’est pas urgent ! Tout n’est pas important non plus ! Tout est une question de priorités. Avec méthode, le temps s’apprivoise et les objectifs sont plus clairs, donc l’efficacité augmente.

1. Soyez clair(e) avec votre fonction

Quand les missions sont précises, les décisions sont faciles à prendre. Quel est votre rôle ? Qu’attend-on exactement de vous ? Quelles sont vos priorités ? Grâce à ce jeu de questions/réponses, vous relativisez les sollicitations reçues et distinguez les tâches importantes.

2. Fixez-vous des objectifs

A chaque responsabilité correspondent des objectifs à atteindre. Donnez-leur du sens en les formulant et attribuez-leur un (ou des) critère(s) de réussite réaliste et mesurable. Vous évitez ainsi les risques de fausse interprétation.

3. Déterminez vos durées de réalisation

Combien de temps vous prend le traitement de vos e-mails ? Combien de temps consacrez-vous à l’organisation des déplacements et réunions ? En listant les tâches d’une journée et en indiquant le temps mobilisé, vous obtenez une vision objective de l’utilisation de votre temps.

4. Planifiez vos activités

Réalisez chaque semaine, voire chaque jour, votre liste des tâches (To do list) et classez-les par importance et/ou urgence. C’est l’outil d’organisation par excellence !

5. Appliquez la loi de Pareto

Privilégiez l’essentiel : 20 % de vos activités à haut rendement produisent 80 % de vos résultats. Concentrez-vous sur les tâches de production en lien direct avec votre fonction et dont les résultats sont tangibles.

6. Évitez d’aller vers ce qui vous plaît en premier

Le facteur plaisir est déterminant dans la gestion des priorités. En effet, nous consacrons plus de temps aux activités qui nous plaisent… sans nous en rendre compte.

7. Fixez des durées limites de traitement

Affectez un budget temps à vos activités et respectez vos engagements ! Exemple : «  consacrer une heure à la réalisation de ce compte- rendu, vérifier le tableau de bord pendant vingt minutes. »

8. Différenciez l’urgent et l’important

L’urgence implique la nécessité d’agir dans un délai court afin qu’aucune conséquence ne survienne. L’importance s’applique à une tâche dont le traitement induit un caractère d’objectif(s) à atteindre (pour vous ou l’entreprise).

9. Refusez la règle dite « LIFO/FIFO »

Évitez de servir d’abord le dernier (Last In, First Out) ou le premier arrivé (First In, First Out) sans distinguer l’importance ou l’urgence de la tâche.

10. Notez tout !

Inscrivez, dans un cahier de bord, les sollicitations et les messages reçus, les échanges… Vous libérez ainsi votre esprit et évitez les post-it dispersés sur votre bureau.