5 astuces pour optimiser la saisie d’un compte-rendu
Dans le cadre du partenariat entre Activ’Assistante & le Blog des Assistantes, découvrez 5 astuces pour optimiser la saisie de vos comptes rendus !
1. Optimiser la saisie
Le saviez-vous ? Grâce à l’option Correction automatique de Word, vous pouvez saisir des abréviations au clavier et optimiser la saisie de vos notes !
Vous saisissez « ttf » ? Word affiche « toutefois » ! Vous seul(e) décidez de vos mots abrégés, et vous gagnez de précieuses minutes.
Mémo rapide pour les initiés : ouvrez les Options de Word (via l’onglet FICHIER) puis la boîte de dialogue Options de correction automatique. Ensuite, utilisez les zones Remplacer et Par pour Ajouter vos abréviations. Une fois vos abréviations mémorisées, toute frappe d’un terme abrégé insère automatique à l’écran le ou les mots de remplacement.
Pour un pas à pas complet… c’est par là
2. Afficher le plan dans le volet de Navigation
Vous pouvez, à tout moment, visualiser le plan des titres et sous-titres de votre compte-rendu. Plus fort encore : un paragraphe se déplace dans le document par un simple cliqué-glissé dans le Volet de navigation ! Les visuels, graphiques, tableaux associés au paragraphe suivent le déplacement comme des moutons. Votre mise en forme reste parfaite, sans efforts.
Mémo rapide pour les initiés : ouvrez l’onglet AFFICHAGE puis cochez l’option Volet de navigation (du groupe Afficher). Les titres et sous-titres s’affichent dans le volet visible à gauche de l’écran. Le volet est « vide » ? Appliquez les styles Titre1 à vos titres principaux, et Titre2 à vos titres secondaires, etc. Le plan s’affiche instantanément dans le volet.
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3. Hiérarchiser les titres
Dans de longs comptes rendus, il est parfois nécessaire de hiérarchiser les titres pour guider la lecture et « Grand 1 » suivi de « Petit 1 » s’enchaînent. Pour avoir déjà perdu beaucoup de temps avec cette fonctionnalité, elle vous effraie. Pourtant, vous pouvez hiérarchiser un document en 3 clics !
Mémo rapide pour les initiés : placez-vous, dans un compte-rendu (ou tout document), devant le premier titre à hiérarchiser (1er clic). Assurez-vous qu’il est bien relié à un Style (cf. le mémo de l’astuce 2). Il l’est et le plan de votre document est visible dans le Volet de navigation. Cliquez, dans l’onglet ACCUEIL sur l’icône Liste à plusieurs niveaux (2e clic). Enfin, repérez dans la zone Bibliothèque de listes, l’icône reliés aux Styles (1, 1.1, 1.1.1, etc.) et activez-la (3e clic) !
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4. Insérer un sommaire automatique
Lié aux Styles, le sommaire automatique est indispensable dans les longs comptes rendus, surtout s’il est diffusé au format PDF ! Chaque lecteur pourra ensuite atteindre, d’un clic, le paragraphe qui l’intéresse. Pour afficher votre sommaire, ça vous coûtera « 3 clics ». Prêt(e) ? GO !
Mémo rapide pour les initiés : placez-vous au point d’insertion de votre futur sommaire (dans un compte-rendu, il peut s’agir de la zone « Ordre du jour ». Assurez-vous que les Styles sont appliqués (cf. l’astuce 2). Les titres sont visibles dans le Volet de navigation (Non ? Retour à l’astuce 2 J). Le document est hiérarchisé (astuce 3) ou non (ouf). Activez l’onglet RÉFÉRENCES (1er clic), cliquez sur l’icône Table des matières (2e clic) puis sur le composant Table des matières (3e clic). Voilà, c’est fait !
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5. Réviser le document
Aïe, aïe, aïe… « un relecteur ça va, deux ou trois, plus rien ne va » ?! Pourtant, là aussi, il suffit de 3 clics pour activer l’option de révision avant le partage du document avec les relecteurs (et correcteurs) du compte-rendu.
Mémo rapide pour les initiés : activez l’onglet RÉVISION (1er clic) et repérez le groupe Suivi. Cliquez sur la flèche de choix de l’icône Suivi des modifications (2e clic) puis sur le menu Suivi des modifications (3e). À partir de cet instant, toute modification (ajout, suppression, etc.) est signalée…
Pour un pas à pas complet… c’est pour bientôt 🙂
Pour encore plus d’efficacité… découvrez comment noter, trier et partager vos notes
Comment optimiser vos prises de notes ? Découvrez bientôt sur le Blog des Assistantes, le dossier : Compte-rendu efficace : notez, triez, partagez !
Pour rédiger un compte-rendu efficace, l’idéal serait de s’affranchir de cette corvée. Et c’est d’ailleurs le parti pris par certaines sociétés en produisant, à la place des CR classiques, de courts relevés de décisions. Reste à traiter LE compte-rendu complexe à rédiger à l’issue d’une réunion importante, dense et à forts enjeux.
Sommaire
>>>Trois outils pour optimiser la saisie de vos prises de notes
>>>Trier vos notes en cinq étapes
>>>Digitaliser le partage de vos comptes rendus ? Facile !
Plus un BONUS : Outlook, OneNote et les comptes rendus rapides
Billet mai 2019 mis à jour en octobre 2019
