Consciencieuse et intuitive Virginia « Pepper » Potts incarne la secrétaire parfaite de Tony Stark dans Iron Man. De la fiction à la réalité, l’assistanat de direction est-il un métier où l’une des qualités attendues est, justement, l’intuitivité ?  Réponses de Diana Bannholtzer, Directrice chez People Search, agence spécialisée dans le recrutement de profils en Assistanat de présidence, Personal Assistant et Assistanat personnel.

Pepper Potts a 50 ans. Aujourd’hui, quel pourrait être le portrait d’une assistante moderne ?*

« Rigoureuse, organisée, fiable, dynamique et polyvalente, une assistante de direction idéale est également dotée d’un bon sens du relationnel. À l’aise à l’écrit et souvent polyglotte, elle sait collecter les informations dont elle a besoin, tout en résistant au stress » explique Diana Bannholtzer, Directrice chez People Search.

En résumé, les qualités requises pour occuper un poste d’assistanat de direction sont nombreuses. Mais quel est le lien avec Pepper Potts ?

Comme Pepper Potts, une assistante de direction doit être proactive

« Le métier d’assistant de direction exige d’être très réactif et de savoir anticiper les besoins de son président ou directeur. Mais pour réussir, il est primordial de bien connaître les gens avec qui on travaille. Cela permet de capter un maximum d’informations et d’agir en temps voulu.

Quand une assistante de direction accède aux courriels de son directeur, elle peut en déterminer l’urgence et l’importance, être amenée à consulter et mettre à jour sa liste de contacts, gérer son agenda et ses réunions… Au milieu de toutes ces données, elle se doit d’identifier les informations utiles et de les hiérarchiser. L’invitation à une réunion doit, par exemple, poser la question d’un éventuel visa en amont. Toute action doit être anticipée.

La réactivité est donc une qualité indispensable à ce poste. L’analyse de l’information permet de fixer des alertes et de poser des questions précises et concises au moment opportun. Des bribes de conversations peuvent aussi se révéler décisives quant à la pertinence de l’organisation.  Savoir écouter pour être réactif, voilà le secret ».

L’organisation et la logique sont essentielles, Pepper Potts le sait

« L’assistante a l’obligation d’être proactive. Planifier nécessite d’être curieuse et vigilante : bien que beaucoup d’informations tombent naturellement, savoir aller cueillir les éléments manquants est essentiel. Tout en octroyant une place primordiale à la discrétion et à la confidentialité. Il faut donc être perméable à toutes les informations et déterminer intuitivement lesquelles sont absentes. Le planning ressemble à un grand puzzle, à la moindre pièce absente, l’information finale perd son sens ».

L’intelligence des situations naît avec l’expérience, conclut Diana Bannholtzer

« À force d’accorder une attention accrue aux signaux extérieurs dans leur globalité, une forme d’intuition naît. L’assistante expérimentée sait  instinctivement quelle décision prendre. On pourrait aussi parler d’intelligence des situations. Bien sûr, cette forme d’intuition n’a rien de mystique ou d’inné. L’expérience est le début de la sagesse ! »

* Note de la rédaction

Féminine à 90 %, la fonction s’ouvre aujourd’hui aux hommes. Néanmoins, et tout comme on ne dit pas « une chauffeuse routière » mais « un routier » (ou « une chauffeuse » en parlant d’un meuble), nous avons pris ici le parti de redonner à la fonction sa part de féminité. Messieurs les lecteurs, secrétaires, adjoints ou assistants de direction, merci de bien vouloir nous pardonner ce choix. Il n’a rien de sectaire et nous saluons votre entrée dans une profession où le féminin l’emporte, pour une fois, sur le masculin.