Les réunions sont parfois trop longues, récurrentes, inefficaces et donc coûteuses… Elles entraînent de la frustration et une perte de temps. Qu’on les aime ou qu’on les déteste, elles font partie du quotidien de l’entreprise et sont essentielles au bon fonctionnement de l’entreprise. Elles peuvent être souvent inefficaces et chronophages… Un travailleur moyen passe au moins trois heures par semaine en réunion et perd quatre heures à s’y préparer.
Les réunions plus courtes et plus efficaces sont possibles avec une planification minutieuse, mais quelle est la meilleure façon d’y parvenir ? Voici quelques conseils:
- Commencez par définir clairement le but de la réunion et ce que vous espérez accomplir. Cela aidera tout le monde à rester sur la bonne voie et concentré.
- Calibrer le temps de la réunion : La réunion doit avoir une durée de 30 minutes maximum, ce qui force à aller à l’essentiel.
- Bien choisir les participants : Il est important que les personnes invitées à la réunion y trouvent un intérêt réel. Le sujet de la réunion risque de dévier ou de s’égarer s’il y a beaucoup de participants. Cela peut faire perdre un temps précieux. Vous risquez aussi de vous retrouver avec des « spectateurs ». Ils n’interviendront pas, n’apporteront rien, et passeront une bonne partie de la réunion à se demander ce qu’ils font là.
- Encouragez la communication ouverte et la participation de tous les participants. Cela aidera à garantir que les voix de chacun sont entendues et que toutes les idées sont prises en compte. Assurez-vous de donner à chacun une chance de contribuer.
- Gardez la réunion bien organisée et structurée. Cela permettra de s’assurer que tous les sujets importants sont abordés.
- Faites un suivi après la réunion avec un compte rendu ou des points d’action, C’est un moyen indéniable de s’assurer que tout le monde est bien d’accord avec ce qui a été convenu.
Vous l’aurez compris, l’essentiel pour limiter son temps en réunion est de la préparer au maximum en amont et définir des objectifs clairs à atteindre. Cela vous aidera à rendre vos réunions d’affaires plus productives et efficaces.