Très souvent, certaines structures se confondent entre une Assistante de Direction et un Office Manager. Faute d’ignorance des tâches spécifiques à chaque poste, certaines candidates peuvent se trouver victimes d’une mauvaise attribution des missions, dans un endroit, en train d’accomplir des tâches qui ne sont pas faites pour elles. Il faut donc mettre l’accent sur la différence entre ces deux postes. Parce que oui, ce sont deux postes ‘séparés’.
· OFFICE MANAGER VS ASSISTANT DE DIRECTION : COMMENT LES DISTINGUER ?
L’Office Manager est couramment décrit comme un assistant de direction aux responsabilités très étendues, ou encore comme un assistant de direction de haut niveau. Si cette définition du poste d’Office Manager n’est pas nécessairement fausse, elle ne permet pas de distinguer clairement les différences entre ces deux métiers.
L’OFFICE MANAGER, CHEF D’ORCHESTRE DE LA VIE DE L’ENTREPRISE
L’Office Manager représente l’entreprise dans son ensemble, et non pas uniquement son dirigeant, comme c’est le cas de l’assistant de direction. L’Office Manager est garant du bon fonctionnement de l’organisation, et se charge donc, entre autres, de la coordination administrative, de la préparation de reportings ou de l’organisation d’événements de communication interne. Par ailleurs, les tâches de l’Office Manager ne relèvent pas uniquement du domaine de l’exécution, car elles comprennent une part notable de stratégie et de management.
Pour résumer, la mission principale de l’Office Manager consiste à faciliter le quotidien des équipes. À ce titre, il agit comme un véritable chef d’orchestre de la vie de l’entreprise. Étant en contact permanent avec tous les salariés et la direction, sa mission est même souvent proche de celle de Chief Happiness Officer, ce métier dont le but est de cultiver le bien-être en entreprise.
L’ASSISTANT DE DIRECTION, REPRÉSENTANT DU PATRON
L’assistant de direction représente, comme son nom l’indique, uniquement le patron de l’entreprise. Ses missions relèvent majoritairement du domaine de la pratique concrète, sans part de management, comme c’est le cas de l’Office Manager.
Un assistant de direction qui souhaite évoluer et trouver une porte de sortie peut tout à faire envisager de devenir Office Manager, à condition de bien s’y préparer.
· D’ASSISTANT DE DIRECTION À OFFICE MANAGER : COMMENT ÉVOLUER ?
Un assistant de direction peut être promu Office Manager, à condition d’avoir conscience du changement de position que cette transition engendre. Pour cela, il convient de faire table rase de son poste d’assistant de direction, et d’établir des fiches de postes précises.
PRENDRE CONSCIENCE DE SA NOUVELLE POSITION
Avant toute chose, pour que la transition soit réussie, il est primordial de laisser derrière soi son ancien poste d’assistant de direction pour prendre réellement place dans celui d’Office Manager. C’est la condition pour prendre conscience de ses nouvelles responsabilités, de sa nouvelle posture et changer, par la même occasion, la perception de ses collègues. Ces derniers doivent eux aussi prendre en compte cette évolution et considérer le nouvel Office Manager comme tel pour l’aider dans sa transition.
ÉTABLIR DES FICHES DE POSTES POUR CLARIFIER LES MISSIONS
Le dirigeant se doit de communiquer avec précision les nouvelles fonctions de l’Office Manager promu. Pour cela, les fiches de poste sont un outil idéal, afin d’éviter toute confusion lors d’un mouvement de poste. À noter qu’il est possible de créer un statut mixte assistant de direction / Office Manager. Dans ce cas, il convient de mettre en parallèle ces deux métiers, et non pas de les fusionner, afin que la personne chargée de cette double mission sache à quel moment elle doit changer de casquette.
Qu’il s’agisse du métier d’Office Manager ou d’assistant de direction, les qualités indispensables sont sensiblement les mêmes, notamment la flexibilité, la souplesse d’esprit, l’autonomie, la diplomatie ou encore le sens du relationnel.