Outlook et redirection automatique de mails
Pendant votre absence au bureau, découvrez comment paramétrer une option de redirection automatique de mails reçus vers la boîte aux lettres d’une personne de confiance. Prêt(e) ? GO !
Activ’Formation | Outlook | redirection automatique de mails | Initié(e)*
Note : cette astuce fonctionne avec Outlook 2010, 2013, 2016 relié à Exchange, ou Outlook 2016 ou 2019 connecté à Office 365. Pour Oultook 365 (utilisation en ligne), cliquez ici pour consulter le tutoriel.
Précision : cette astuce redirige, pendant votre absence, et en toute discrétion tout message reçu vers une autre boite aux lettres (quelle qu’elle soit*). Votre correspondant ne reçoit pas d’avis spécifique (message d’absence). En revanche, vous recevez le message initial et rien n’indique qu’une copie a été adressée à un correspondant délégué. Il vous faudra juste résister à l’envie de traiter le message si vous avez délégué les réponses à quelqu’un !
#étape1 : paramétrer un message d’absence
Connectez-vous à votre boîte aux lettres Outlook « classique » (Outlook installé sur votre PC). Pour Outlook en mode connecté (365), cliquez ici.
Sous Outlook classique (toute version depuis 2010) : activez l’onglet Fichier. L’option Informations est active. Cliquez sur l’icône Réponses automatiques. La boîte de dialogue de paramétrage des absences s’ouvre. Cochez l’option Envoyer des réponses automatiques et paramétrez les éléments (jour et heure de début, jour et heur de fin… texte associé à la réponse automatique Au sein de votre organisation et En dehors de votre organisation…
A ce stade, deux possibilités s’offrent à vous :
- créer une Règle complémentaire pour désigner un délégué (c’est le choix que vous devez prendre pour rediriger des messages vers un autre correspondant),
- valider le message d’absence (et là, il suffit de cliquer sur le bouton OK).
#étape2 : créer une Règle pour désigner un délégataire…
Dans la boîte de dialogue Réponses automatiques… (cf. ci-devant), et après avoir paramétré un Message d’absence, cliquez sur le bouton Règles. La boîte de dialogue Règles de réponse automatique s’affiche. Cliquez sur le bouton Ajouter une règle. La boîte de dialogue Modifier la règle s’ouvre.
Dans la boîte de dialogue Modifier la règle, paramétrez les critères de votre Règle. À ce stade, l’adresse du destinataire délégué est facultative. Si la zone De reste vide, tous les messages reçus seront dirigés vers le délégué. Pour rediriger uniquement les messages envoyés par un correspondant désigné, renseignez son adresse mail dans la zone De.
Ensuite, complétez les autres zones à votre convenance (ou pas), sans oublier de saisir les coordonnées du délégué dans la zone À.
Ensuite, validez vos choix en cliquant sur le bouton OK.
Pour tester une règle de redirection automatique, utilisez temporairement et sur une courte durée, une adresse mail « perso »* à l’aide d’un message « Test ». Vous en apprécierez le confort !
* Recommandation : selon les systèmes de sécurité applicables dans votre entreprise, évitez de rediriger vos mails « pro » vers une boîte personnelle. En principe, l’idée est de déléguer vos réponses, et non vous exposer à des risques (et à des sanctions).
©Tolgart
