Relances, mises en demeure, convocations, lettres de contentieux, contrats… autant de courriers sensibles qui nécessitent d’être envoyés en recommandé. Et si, cette année, vous externalisiez vos envois de lettres recommandées avec accusé de réception à un service spécialisé ?

Quand peut-on dématérialiser des envois de LRAR?

Toute personne confrontée à l’envoi massif de lettres recommandées avec accusé de réception dans le cadre de ses missions va trouver, dans les offres comme Neotouch, la réponse à des besoins majeurs : simplifier, sécuriser et gagner du temps et de l’argent.

>>Vos destinataires souhaitent recevoir leurs convocations en format papier ?

Neotouch gère l’impression de vos documents, la mise sous pli, l’affranchissement et la remise en Poste à votre place. Une fois réceptionnés, vos accusés de réception sont numérisés dans un centre de production et accessibles en ligne sur votre compte.

>>Des destinataires ont accepté de recevoir vos courriers en recommandés électroniques ?

Neotouch appose une signature électronique sur vos documents et envoie vos recommandés en le notifiant par e-mail à vos destinataires. Vous êtes informé(e) en temps réel de leur acceptation ou de leur refus.

Comment dématérialiser vos envois ?

Après inscription au service, il suffit de glisser dans votre espace les documents à adresser et la liste des destinataires.

>>Envoi 24h/24 et 7j/7 possible.

Pour les envois en France comme à l’étranger, les expéditions peuvent être programmées et distribuées à tout moment. Une fois les courriers (papiers ou dématérialisés) envoyés, vous pouvez suivre l’avancée de votre dossier dans votre espace dédié et sur un tableau de bord.

>>Envoi « mixte » possible

Une partie de vos destinataires préfère recevoir vos recommandés sous format papier, tandis que l’autre privilégie les envois dématérialisés ? Il vous suffit de préciser, en amont, les préférences des destinataires. Pour faire pencher la balance vers les envois électroniques (plus économiques), Neopost vous propose des modèles types à adresser à vos contacts.

Ces courriers expliquent le processus de réception des envois recommandés électroniques et sollicite l’accord des destinataires. Bien entendu, et quel que soit le mode de distribution, l’envoi s’effectuera le jour de votre choix.

Est-ce un service fiable ?

Tout le processus d’envoi papier est hautement sécurisé et les machines contrôlent chaque enveloppe.

Si un message comprend trois feuilles, aucun pli ne part s’il en contient deux. Autre bénéfice : l’ensemble des courriers envoyés en recommandé au format papier ou électronique est archivé en ligne pendant trois ans. Vous pouvez ainsi apporter la preuve du contenu de votre recommandé et votre destinataire ne pourra pas affirmer que l’enveloppe était vide.

Enfin, les lois françaises en matière de sécurité des données et des règles d’archivage sont respectées et les données numériques sont stockées en France, sur deux serveurs sécurisés.

Pourquoi externaliser vos envois ?

Au-delà des aspects sécuritaires et pratiques, vous éviterez ainsi les manipulations chronophages et limiterez les erreurs (une feuille oubliée dans un envoi, une personne «oubliée»…). Par ailleurs, un service d’externalisation d’envois permet d’économiser environ 50 % du coût classique en entreprise.

En effet, non seulement le service d’externalisation prend en charge les coûts fixes et variables des expéditions, mais les tarifs d’affranchissement proposés sont avantageux, car ils tiennent compte des envois massifs qui permettent de vous faire bénéficier des tarifs courriers industriels dès le premier pli.

Chacun y trouve son compte, votre entreprise réalise des économies et vous gagnez du temps.