L’ordinateur de bureau, fixe ou portable est un véritable allié dans beaucoup de métiers. Il faut le connaître pour oser l’utiliser à cent pour cent de sa capacité et être efficace.
1. Rangez vos fichiers
L’ordinateur est comme un grand classeur constitué de dossiers et sous dossiers.
Ne mettez pas grand chose sur votre bureau, cela évitera que votre bureau soit trop encombré et d’avoir des fiches volantes. Les dossiers qui se trouvent sur le bureau ont un impact négatif sur le démarrage de votre ordinateur et peuvent créer des ralentissements.
Créez des dossiers et des sous-dossiers, en les numérotant et en les nommant avec différents noms. Rangez et organisez-les pour vous y retrouver, vous apprécierez le gain de temps lié à cette bonne organisation.
2. Nommez vos fichiers et dossiers
Pour nommer vos fichiers et dossiers, voici les règles que nous recommandons :
- Ne pas mettre d’espaces, ni de caractères spéciaux
- Utilisez des tirets pour séparer les mots, vous pouvez intégrer des dates ou des années dans les noms de fichiers pour avoir un marqueur temps facile à repérer et obtenir un tri par ordre chronologique cohérent. Adoptez cette méthodologie pour les fichiers liés au temps. Les dates doivent s’écrire au format AAAAMMJJ (année, mois, jour).
- Numérotez vos dossiers pour ordonner l’affichage selon leur degré d’importance. Il faudra les numéroter de 0 à 10 ; commencez par nommer le premier fichier “01” et ainsi de suite. Mettez alors l’élément important en premier. Dans le cas contraire, ils seront par défaut triés par ordre alphabétique.
Soyez minutieux et rigoureux, n’hésitez pas à créer régulièrement des dossiers “archives” pour écarter les fichiers qui ne sont plus utilisés, et supprimez vos fichiers en double.
3. Utilisez une plateforme collaborative
Vous pouvez utiliser une plateforme collaborative pour stocker, organiser et partager facilement vos documents. Il s’agit d’un espace unique où vous pouvez centraliser plein de documents et les échanger avec vos collaborateurs, clients et partenaires.
Ces quelques conseils vous aideront à organiser votre ordinateur efficacement, et vous permettront de gagner en productivité.