En tant que manager, vous aimeriez programmer un séjour extraprofessionnel pour fédérer vos équipes ? Votre direction vous demande de réunir certains collaborateurs ? Proposez d’organiser un séminaire d’entreprise. Ce sera l’occasion de mieux connaître vos collègues, de fédérer et motiver vos équipes, tout en passant un agréable moment. Si vous ne savez pas comment vous y prendre ni par où commencer, rassurez-vous : la préparation d’un séminaire d’entreprise n’est pas compliquée. Il suffit de s’y prendre en avance, et d’être bien organisé. Dans cet article, découvrez 6 conseils pour réussir votre séminaire d’entreprise.
Identifiez les objectifs du séminaire
Avant de vous lancer dans la préparation et l’organisation du séminaire, faites le point.
Un séminaire est toujours organisé pour satisfaire à des objectifs professionnels : veillez à bien les considérer avant de vous lancer dans la préparation de l’évènement. Référez-vous aux attentes de la direction. Pour quel motif devez-vous organiser ce séminaire ? Quel est son but ? Formulez l’objectif principal pour l’entreprise : que peut-elle espérer obtenir à l’issue du séminaire ?
Définissez précisément les besoins et les contraintes de votre séminaire d’entreprise
En tenant compte des objectifs de votre entreprise, vous devez définir les besoins et les contraintes dont vous allez devoir tenir compte pour organiser le séminaire :
Qui allez-vous inviter à participer ? Combien de personnes seront présentes ?
Les participants ont-ils travaillé lors du séminaire ? Si oui, quel est le temps nécessaire pour mener à bien la production et les échanges professionnels prévus ? Comment allez-vous aménager les plages horaires de travail ?
Le séminaire va-t-il durer un ou plusieurs jours ? Combien de nuitées ? Combien de repas ?
Quelles sont les interventions extérieures à prévoir sur place (venue d’un formateur, visite d’un collaborateur) ?
Aurez-vous des besoins spécifiques : salle de réunion, bureaux individuels, matériel, etc. ?
Certaines activités sont-elles déjà prévues ou envisagées ? Quelle sera ou quelle pourrait être la thématique du séminaire ?
De quel budget disposez-vous ? Confrontez vos besoins à votre budget. Peut-être devrez-vous privilégier certains besoins plus importants que d’autres…
Réalisez un rétro planning des actions à mener
Réalisez un rétro planning avec toutes les tâches à accomplir pour organiser votre évènement. Vous pouvez aussi fonctionner avec une « to do list » si vous préférez. Votre rétro planning ou votre liste dépendront du type de séminaire envisagé, mais voici quelques-unes des étapes que vous pourrez mentionner :
liste définitive des invités ;
choix du lieu ou d’une sélection de lieux à soumettre à vos supérieurs et/ou liste des prestataires retenus ;
élaboration et diffusion des invitations ;
gestion des inscriptions (relances éventuelles) ;
choix des menus (si possible, prévoyez un menu de substitution pour respecter les goûts de tous vos convives) ;
réservation des activités (n’hésitez pas à réfléchir à des solutions de repli si vous prévoyez des activités extérieures nécessitant un temps clément) ;
Important : fixez la date du séminaire dès que possible. Essayez d’éviter les jours fériés ou les périodes de vacances scolaires que certains salariés préfèrent réserver à leur vie familiale.
Prévoyez des activités attrayantes pour les participants
Pour motiver les salariés invités à participer au séminaire, misez sur une thématique cohérente et proposez-leur des activités attrayantes.
Tous types d’activités sportives, gastronomiques ou culturelles peuvent être proposés dans le cadre d’un séminaire, le panel est large, mais gardez à l’esprit que les activités doivent :
être en adéquation avec les valeurs de l’entreprise ;
s’accorder avec les objectifs de l’évènement.
S’il s’agit de fédérer les équipes, d’œuvrer à une meilleure communication ou au team building, optez pour des activités ludiques et originales
Trouvez le lieu idéal pour réussir votre séminaire d’entreprise
Le lieu choisi pour le séminaire doit être adapté à vos besoins en capacité d’accueil, offrir un minimum de confort, et s’accorder aux activités prévues.
Il doit permettre de faire bénéficier vos invités de bons repas et de conditions d’hébergement agréables. De même, veillez à la qualité des salles et équipements professionnels que vous serez amenés à utiliser sur place. Enfin, privilégiez un lieu facile d’accès tant pour les invités que pour les éventuels prestataires.
Soignez la communication autour de l’évènement pour motiver votre équipe
Votre séminaire est prêt ? La date, le lieu et son planning ont été fixés ? C’est le moment de communiquer autour de l’évènement et de motiver vos invités à s’y inscrire. Préparez un email détaillant le programme. Si possible, placez-y une ou plusieurs photos du lieu et/ou des activités prévues.
N’oubliez pas de faire figurer :
la thématique du séminaire ;
son déroulé ;
les activités prévues ;
le lieu et ses accès (précisez si l’entreprise a prévu un moyen de locomotion commun) ;
le procédé d’inscription et les dates à respecter (vous pouvez proposer des inscriptions en deux temps : une première inscription puis une étape de confirmation de l’inscription).